제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 파주시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. (개정 2011.3.25)
파주시 기록관 운영 규칙
파주시 · 공포일 2015-12-28
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. “기록물”이란 파주시(이하“시”라 한다)와 소속행정기관 및 하부행정기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모 든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “소속행정기관”이란 직속기관 및 사업소를, “하부행정기관”이란 읍·면·동을 말한다. 3. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관에 적용되며 파주시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규칙이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다. (개정 2011.3.25)
제4조 소속 및 인원배치
제4조(소속 및 인원배치) ① 기록관은 기록물관리 총괄부서에 두며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. (개정 2011.3.25) ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 파주시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하고 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. ③ 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. (개정 2011.3.25)
제6조 주요업무 및 분장사무
제6조(주요업무 및 분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 3. 기록관리기준표 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 통보 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물 관리 7. 미등록 기록물 및 민간기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 및 역사자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 (개정 2011.3.25) 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 역사자료보존시스템 관리 및 운영 18. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 19. 소관 비전자기록물의 전자화 20. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 21.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록 될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관의 장은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한, 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. (개정 2011.3.25) ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. (개정 2011.3.25) ③ 기록관의 장은 파주시와 소속행정기관 및 하부행정기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. (개정 2011.3.25)
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산 일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요 가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 제출하여야 한다. (개정 2011.3.25) ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. (개정 2011.3.25) ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. (개정 2011.3.25)
제11조 비밀기록물의 이관
제11조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우
제12조 기록물의 보존
제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하 여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따라 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. (개정 2011.3.25) ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하 며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조 치를 하여야 한다. ④ 소속행정기관 및 하부행정기관(처리과 포함)에서 별도 서고를 관리하는 경우 해 당기관의 장 및 부서장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여 야 한다.