제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 강서구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
서울특별시 강서구 기록관 운영 규칙
강서구 · 공포일 2017-09-13
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. “기록물”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하“법”이라 한다) 제3조제2호에 따른 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 법 제3조제3호에 따른 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 법 제3조제4호에 따른 기록물관리기관 중 법 제13조제1항에 따라 설치한 서울특별시 강서구 기록관을 말한다. 4. “기록물관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제78조 제1항에 해당하는 사람을 말한다. 5. “기록관리시스템”이란 영 제2조제7호에 따른 시스템을 말한다. 6. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호에 따른 시스템을 말한다.
제4조 기록관의 설치 등
제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 「서울특별시 강서구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 영 제2조에 따라 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물 관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 기록관의 업무
제5조(기록관의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리 4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 구 및 그 소속기관 등의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 14. 기록관리시스템의 설치 및 운영 15. 소관 비전자기록물의 전자화 16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리 20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부
제6조 기록물관리책임자 지정
제6조(기록물관리책임자 지정) 처리과의 부서장은 기록물관리책임자를 지정하여 기록관으로 통보하여야 한다.
제7조 처리과 기록물관리 업무
제7조(처리과 기록물관리 업무) 처리과 기록물관리책임자는 기록관과 협조하여 다음과 같은 기록물관리 업무를 수행하여야 한다. 1. 기록물의 생산·접수 시 전자기록생산시스템 등록 여부 확인 2. 회의록, 조사·연구·검토서, 시청각기록물의 생산 여부 확인 및 관리 3. 매년 2월말까지 전년도 생산을 완결한 기록물의 정리 4. 매년 5월 31일까지 전년도 기록물 생산현황 보고 5. 처리과 보유 기록물의 기록관 이관 6. 기록물평가심의회 시 처리과의견 제출 7. 비공개기록물의 공개여부 의견 제출 8. 처리과 기록물분류기준표(또는 기록관리기준표) 검토 9. 처리과 문서고 관리 10. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
제8조 기록물의 수집
제8조(기록물의 수집) ① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여야 한다. ② 기록관장은 수집한 주요기록물 정보자료와 민간기록물이 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 안에서 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관의 지정하는 기간 안에 기록물과 별지 제1호 서식의 이관목록을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 범위 안에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호 서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제11조 비밀기록물의 보존
제11조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다. ② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.
제12조 심의회의 설치 및 구성
제12조(심의회의 설치 및 구성) ① 기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가를 위하여 서울특별시 강서구 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다. ② 심의회는 영 제43조제4항에 따라 5명 이내의 민간전문가 및 공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 하며, 원활한 회의 진행을 위하여 간사는 기록물관리담당부서의 팀장과 전문요원으로 한다. ③ 심의회의 위원장은 기록물관리업무소관국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. ④ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다. 1. 구 소속 기록물 평가관련 부서 담당사무관 2. 구 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 자 3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 구청장이 위촉한 자 4. 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하며, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 다만, 보궐 위원의 임기는 전임 위원 임기의 남은 기간으로 한다.
제13조 심의회의 기능
제13조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 2. 기록물관리에 관한 조사·연구제안 및 수집·전시 자문 3. 그 밖에 기록물 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항