제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 서대문구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
서울특별시 서대문구 기록관 운영 규칙
서대문구 · 공포일 2018-07-04
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록물” 이란 서울특별시 서대문구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리” 란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. “기록관” 이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록관리시스템” 이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 보존매체 수록 등 이중보존을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「사무관리규정」제3조제12호부터 제14호에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 기록관의 설치 등
제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 「서울특별시 서대문구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록업무를 담당하는 기획예산과에 설치하며, 기획예산과장이 기록관장이 된다. (개정 2010.10.1., 2018. 7. 4.) ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 구 및 그 소속기관의 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 관할 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록·관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 비공개 기록물의 공개 재분류 10. 보존서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 처리과의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록관리시스템의 설치 및 운영 17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 18. 비전자기록물의 전자화 19. 기록물의 검색·열람 및 사본 제공 20. 정보공개청구의 접수 21. 기록물 편찬·전시·홍보 22. 기록물에 대한 통계의 작성·관리 23. 그 밖에 기록
제6조 자문위원의 위촉 등
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 서울특별시 서대문구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. ③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다. ④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록 물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록·관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부 및 접근권한 재분류, 분류 및 편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 하고, 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ② 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 모아 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 이 경우 처리과는 비공개 및 부분공개 기록물에 대하여 건 단위 또는 쪽 단위로 공개여부를 재분류하고, 별지 제1호서식에 따른 기록물 이관목록을 기록관장에게 제출 후 이관하여야 한다. ② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등을 위해 필요한 경우 별지 제2호서식에 따른 기록관 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장과의 협의를 거쳐 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 이관시기를 연장할 수 있다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서간에 별지 제3호서식에 따른 기록물 인계·인수서를 작성·관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조 비밀기록물의 이관
제11조(비밀기록물의 이관) 처리과의 장은 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우
제12조 기록물의 보존
제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등 필요한 조치를 취하여야 한다.