제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 인천광역시동구기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
인천광역시동구기록관 운영 규칙
제물포구 · 공포일 2018-12-28
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “행정자료”란 간행물과 다른 기관으로부터 수집한 자료로서 정보가치가 있는 인쇄매체, 디지털매체 등으로 다음 각 목에 해당하는 것을 말한다. 가. 국내ㆍ외에서 발간되는 행정관련 간행물 나. 전문도서, 학술논문 및 일반 단행본 다. 다른 기관에서 발간한 조사보고서ㆍ연구보고서ㆍ통계서ㆍ백서 및 행정홍보자료 등 행정간행물 또는 자료 라. 그 밖에 동구행정연구를 위하여 보존ㆍ활용할 가치가 있는 기록물ㆍ인쇄물 및 디지털매체 3. “처리부서”란 구 본청, 동구의회, 소속기관 및 하부 행정기관에서 사무처리를 주관하며 업무와 관련한 모든 형태의 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다. 4. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 5. “기록관”이란 기록물을 효율적으로 관리, 보존, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 구 본청, 동구의회, 소속기관 및 하부 행정기관에 적용되며, 인천광역시동구기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 민원지적과 소속으로 설치하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 민원지적과장(기록관이 설치되는 부서의 장을 의미)이 된다.(개정 2010.1.8) ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 할 수 있다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 2. 기록관리시스템의 설치 및 운영 3. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공 4. 기록물관리 지도ㆍ교육 5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 6. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 7. 소관 비전자기록물의 전자화 8. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 9. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공 10. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 11. 기록물평가심의회 운영 12. 정보공개 접수 창구 13. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 14. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 15. 소관 비공개기록물의 공개 재분류 16. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 17. 기록관의 시설 및 장비관리 18. 처리부서의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 경우에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리부서에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 각 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의장에게 통보하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리부서에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제11조 보존시설 및 장비의 확보
제11조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
제12조 기록관리시스템 및 장비구축
제12조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리하도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.