제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (이하 “법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 충주시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
충주시 기록관 운영 규칙
충주시 · 공포일 2019-03-08
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제2조 적용범위
제2조(적용범위) 이 규칙은 시 본청 및 소속기관과 의회사무국(이하 “처리과”라 한다)에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제3조 정의
제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2019. 3. 8> 1. “기록물”이라 함은 처리과가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다. 3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제 본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. <개정 2013. 10. 18>
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 자치행정과에 설치하고, 자치행정과장이 기록관장이 된다.<개정 2016. 7. 8.> ② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. ③ 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 법 시행령 제78조에 준하는 기록물 관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 8. 기록물 관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 9. 처리과의 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원 10. 기록관의 시설 및 장비 관리 11. 기록관리시스템의 설치 및 운영 12. 중요기록물의 이중보존매체 수록 및 검색·열람 제공 13. 비전자 기록물의 전자화 14. 정보 공개 접수 창구 15. 기록물 보존 서고 및 행정자료실 관리 16. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 법 시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 처리과의 장은 처리과에서 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항의 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 처리과 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제11조 기록물의 평가 및 폐기
제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회를 구성·운영하여야 한다. ② 처리과의 장은 보존기간이 경과한 기록물에 대한 폐기 여부 심사를 위하여 처리과의 장을 포함한 3명 이내의 소속공무원을 평가심사관으로 지정하여야 한다. ③ 처리과의 장은 평가심사관의 심사 의견을 적은 별지 제2호서식에 의한 기록물 평가 심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 제출하여야 한다.
제12조 기록물평가심의회 구성
제12조(기록물평가심의회 구성) ① 제11조제1항에 따라 충주시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다. ② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장 1인을 포함하여 5인 이내로 구성하되 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 2인 이상의 민간 전문가로 구성하며 시장이 임명 또는 위촉한다. ③ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 1회에 한하여 연임할 수 있으며 보궐위원의 임기는 전임자의 잔여 임기로 한다.