제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 강북구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
서울특별시 강북구 기록관 운영 규칙
강북구 · 공포일 2019-04-26
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "기록물"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다)제3조제2호에 따른 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 2. "기록물관리"란 법 제3조제3호에 따른 업무를 말한다. 3. "기록관"이란 법 제3조제4호에 따른 기록물관리기관 중 법 제13조제1항에 따라 설치한 서울특별시 강북구 기록관을 말한다. 4. "기록관리시스템"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다)제2조제8호에 따른 시스템을 말한다. 5. "전자기록생산시스템"이란 영 제2조제7호에 따른 시스템을 말한다.
제3조 적용 범위
제3조(적용 범위) 이 규칙은 서울특별시 강북구(이하 "구"라 한다) 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 기록관의 설치 등
제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 「서울특별시 강북구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.<개정 2019.4.26.> ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
제5조 기록관의 업무
제5조(기록관의 업무) 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.<개정 2019.4.26.> 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 3. 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제4호에 따른 처리과(이하 "처리과"라 한다) 기록물 생산현황의 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보 4. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 5. 처리과 생산 기록물의 인수 6. 보존기간 30년 이상 기록물의 지방기록물관리기관으로의 이관 7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 8. 비공개기록물의 공개 재분류 9. 중요기록물의 재난대비 계획 수립ㆍ시행 10. 기록관리기준표의 보존기간 확정 11. 기록관리시스템의 운영 12. 보존기간 30년 이상 비전자기록물의 전산화 13. 기록물 정리 및 정수점검 14. 보존서고 시설 및 보안ㆍ보존 장비 관리 15. 기록물의 검색ㆍ열람 제공 16. 기록물 수집 및 편찬ㆍ전시 17. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
제6조 기록물관리책임자 지정
제6조(기록물관리책임자 지정) 처리과의 부서장은 기록물관리책임자를 지정하여 기록관으로 통보하여야 한다.
제7조 처리과 기록물관리 업무
제7조(처리과 기록물관리 업무) 처리과 기록물관리책임자는 기록관과 협조하여 다음과 같은 기록물관리 업무를 수행하여야 한다. 1. 기록물의 생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템 등록 여부 확인 2. 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 시청각기록물의 생산 여부 확인 및 관리 3. 매년 2월말까지 전년도 생산을 완결한 기록물의 정리 4. 매년 5월 31일까지 별지 제1호서식에 따른 부서 보유 기록물 목록 작성 및 생산현황 보고 5. 처리과 보유 기록물의 기록관 이관 6. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류, 폐기 의견 제출 7. 비공개기록물의 공개 여부 의견 제출 8. 처리과 기록관리기준표의 보존기간 검토 9. 처리과 문서고 및 문서 캐비닛 관리 10. 부서 간 업무 이동 시 별지 제2호서식에 따른 기록물인계인수서의 작성 및 기록관 통보 11. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
제8조 교육 및 지도점검
제8조(교육 및 지도점검) ① 기록관장은 연 1회 이상 처리과 기록물관리책임자를 소집하여 기록물관리 교육을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 확인하기 위해 지도ㆍ점검을 실시할 수 있다.
제9조 서고관리책임자 지정
제9조(서고관리책임자 지정) 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관 서고의 관리책임자를 지정하여야 한다.
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 처리과에서 이관한 기록물은 별지 제3호서식에 따라 관리번호, 생산부서명, 생산연도, 보존기간, 철제목, 위치정보 등을 목록으로 정리하고 서가에 배치하여야 한다. ② 기록관장은 주기적으로 기록물의 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.
제11조 보안 및 보존 환경 구축
제11조(보안 및 보존 환경 구축) ① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하여 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하여야 하며, 관람ㆍ견학 등의 사유로 부득이하게 출입하려는 사람은 기록관장의 허가를 받아야 한다. ② 기록관장은 영 제60조에 따라 서고면적, 작업실, 열람실, 공기조화설비, 온도계ㆍ습도계, 소화설비, 보안장비 등의 구축을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 중요기록물의 전산화
제12조(중요기록물의 전산화) 기록관장은 보존기간 30년 이상 비전자기록물을 전산화하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용 및 이중 보존 체계를 마련하여야 한다.