제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부안군 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2019. 6. 10.>
부안군 기록관 운영 규칙
부안군 · 공포일 2019-06-10
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2019. 6. 10.> 1. “기록물”이란 군 본청 및 직속기관, 사업소, 읍·면(이하 “군 및 소속기관”이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 군 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.<개정 2014. 1. 28. 규칙 1047>
제4조 기록관의 설치 등
제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은「부안군 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리·보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장에게 기록물 관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.<개정 2014. 1. 28. 규칙 1047>
제5조 기록관장의 업무
제5조(기록관장의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람제공 21. 정보공개 접수 창구 2
제6조 자문위원의 위촉 등
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 군수는 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 하되 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 「부안군각종위원회실비변상조례」에서 정하는 바에 따라 수당 및 여비를 지급할 수 있다.<개정 2014. 1. 28. 규칙 1047>
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 군 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 조사·연구 또는 검토서는「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조 제1항에 해당하는 경우이거나 기록관이 특별히 지정하는 경우에만 영 제17조제2항 각 호의 사항이 포함되도록 작성한다. 다만, 생산시 등록 누락을 방지하기 위하여 표지 상단 좌측에 “별표 1”의 방법으로 등록번호를 부여한다.<개정 2014. 1. 28. 규칙 1047> ③ 회의록은 영 제18조제1항에 해당하는 회의이거나 기록관이 특별히 지정하는 회의에만 영 제18조제2항 및 제3항에 의거하여 작성한 “별지 제1호서식”을 사용하여 회의록 표지를 작성한다. 다만, 회의록의 등록번호 부여방법에는 “별표 1”의 방법을 따른다. ④ 사진류, 녹음·영상물류 등의 시청각기록물을 처리부서에서는 소관업무와 관련하여 영 제19조에 해당하는 시청각기록물을 발간·제작하는 때에는 테마별·사건별 등에 따라 “별지 제2호서식”에 의하여 시청각기록물 표지를 작성하고, 건별 상세 설명을 작성한다. 또한 발간·제작된 시청각기록물은 7일 이내에 기록관으로 원
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하며, 비전자기록물에는 전자화 방법에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.<개정 2014. 1. 28. 규칙 1047>
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 군 및 소속기관의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록 관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 군 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등 필요한 기록물의 경우 “별지 제3호서식”에 따른 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무 참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 “별지 제4호 서식”의 기록물 인수인계서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며 기록관에 1부를 제출하여야 한다. 다만, 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조 비밀기록물의 이관
제11조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우<개정 2014. 1. 28. 규칙 1047> 3. 생산 후 30년이 지난 경우
제12조 기록물의 보존
제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물의 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.