제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 도봉구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
서울특별시 도봉구 기록관 운영 규칙
도봉구 · 공포일 2019-06-13
공개된 조문 일부를 미리 보여 줍니다. 전체 조문과 개정 이력은 자치로 상세 화면에서 확인하세요.
조문 미리보기
제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2019.6.13.> 1. “기록물”이란 서울특별시 도봉구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개 및 활용과 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 사무·열람·기록물 정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다) 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관 및 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(이하 “규정”이라 한다) 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템 및 행정정보
제3조 기록물관리의 원칙
제3조(기록물관리의 원칙) ① 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 규칙에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 한다. ② 기록관장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립하여 시행하며 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <개정 2019.6.13.>
제4조 적용범위
제4조(적용범위) 이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령 등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.
제5조 기록관의 설치 등
제5조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 「서울특별시 도봉구 행정기구 설치 조례 시행규칙」(이하 “시행규칙”이라 한다)에 따라 기록물 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리기술, 기록정보 관리 및 보존업무 등에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장에게 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제6조 기록관 업무분장
제6조(기록관 업무분장) ① 기록관 업무 중 비밀기록물의 관리업무는 시행규칙에 따라 보안업무를 담당하는 부서의 장이 수행한다. ② 기록관 업무 중 전자기록생산시스템 운영 관련 업무는 시행규칙에 따라 전자문서시스템 관리업무를 담당하는 부서의 장이 수행한다. ③ 기록관 업무 중 간행물 발간에 따른 인쇄물 계약 전 간행물 등록확인은 시행규칙에 따라 계약업무를 담당하는 부서의 장이 수행한다. ④ 기록관 업무 중 처리부서별 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 따르는 모든 사항은 규정에 따라 처리부서의 장이 수행한다. ⑤ 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통지 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물 및 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리 9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고
제7조 자문위원의 위촉 등
제7조(자문위원의 위촉 등) ① 서울특별시 도봉구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리 및 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 두 차례만 연임할 수 있다. <개정 2016.10.20.> ③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다. ④ 자문위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제8조 기록물의 생산
제8조(기록물의 생산) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록 및 관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.
제9조 기록물의 등록
제9조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수할 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 등록하여야 한다. 다만, 규정 제3조제11호 및 제12호에 따른 업무관리시스템 또는 행정정보시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.
제10조 기록물의 정리
제10조(기록물의 정리) ① 기록관장은 구 및 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부, 접근권한 재분류 및 분류·편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 하고, 처리부서의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 이용하여 통지하여야 한다. ② 기록관장은 처리부서의 기록물 생산현황 결과를 모아서 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통지하여야 한다.
제11조 기록물의 이관
제11조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 이관받아야 한다. ② 제1항에도 불구하고 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 미리 기록물이관시기연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장이 이관시기연장을 승인한 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리부서 등에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제12조 비밀기록물의 이관
제12조(비밀기록물의 이관) 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우