제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 대구광역시 기록관 운영에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.
대구광역시 기록관 운영 규칙
대구광역시 본청 · 공포일 2019-10-30
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. “소속기관”이란 대구광역시(이하 “시”라 한다)의 직속기관과 사업소를 말한다. 2. “처리부서”란 기록물을 생산·접수하고 사무처리를 주관하는 실, 과, 담당관을 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리·활용하기 위하여 필요한 서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청과 소속기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 이 규칙이 정하는 대로 따른다.
제4조 소속 및 인원 구성
제4조(소속 및 인원 구성) ① 기록관은 「대구광역시 행정기구 및 정원 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 그 부서의 장이 기록관장이 된다. <개정 2019.10.30.> ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리, 보존, 열람, 대출, 기록관리시스템 운영 및 그 밖의 기록물관리 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립과 시행 2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물(行政博物), 시청각 기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리 8. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개 기록물과 비밀기록물의 공개 재분류 10. 서고 관리 11. 기록물 정수 점검과 상태 점검 12. 기록물관리 지도·감독과 교육 계획 수립 및 시행 13. 시 본청과 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설과 장비 관리 16. 기록관리시스템의 운영·관리 17. 활용 대상 주요 기록물의 디지털 자료 변환과 검색·열람 제공 18. 소관 비전자 기록물의 전자화 추진 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람 및 대출 관리 21.
제6조 자문위원의 위촉 등
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 대구광역시장(이하 “시장”)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로 시장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하며 한 차례 연임할 수 있다. ③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 시장이 따로 정한다. ④ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산 범위에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제7조 기록물의 생산과 등록
제7조(기록물의 생산과 등록) ① 기록관장은 시 본청과 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 모든 처리부서는 기록물을 생산하거나 접수한 즉시 전자기록생산시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다. ③ 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 시 본청과 소속기관의 처리부서는 매년 2월 말까지 전년도에 생산 완결된 기록물의 공개여부와 접근권한 재분류, 분류·편철 확정을 실시하여야 한다. ② 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템과 그 밖의 양식으로 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 시 본청과 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 시 본청과 소속기관 처리부서의 장은 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관 연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리부서의 업무 참고자료로 활용할 수 있으며, 그 활용이 끝난 경우 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 업무를 인계인수하는 처리부서의 장은 기록물 인계서·인수서를 작성하여 관리하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물의 관할을 기록관으로 옮겨서 관리하도록 하여야 한다.
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.
제11조 기록물의 평가와 폐기
제11조(기록물의 평가와 폐기) 기록물의 평가와 폐기는「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회의 구성과 운영에 관하여는 제4장 기록물평가심의에 따라 정한다.
제12조 기록물평가심사관
제12조(기록물평가심사관) ① 각 처리부서의 장은 기록관에 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 정확한 평가를 위해 사무관 1명과 기록물관리책임자 1명을 기록물평가심사관(이하 “심사관”이라 한다)으로 지정·운영하여야 한다. ② 제1항의 심사관은 기록물평가심의서의 목록과 기록물 원본을 대조 확인한 후, 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기로 구분하여 기록물을 심사하고 그 결과를 기록관장에게 제출한다.