제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 광주시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관해 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
광주시 기록관 운영 규칙
광주시 · 공포일 2020-01-03
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. "기록물"이라 함은 광주시(이하 “시”라 한다) 본청과 그 소속기관이 업무와 관련해 생산되거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.<개정 2020.1.3> 2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용과 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위해 필요한 보존서고 공간·열람공간·사무공간·작업공간·보존시설과 장비·기록관리시스템·기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집·보존(복제본 제작과 이중 보존매체의 제작을 포함한다)·활용·이관·폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청과 그 소속기관에 적용되며 광주시 기록관(이하“기록관”이라 한다)운영에 관해 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.
제4조 소속과 인원 구성
제4조(소속과 인원 구성) ① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고, 기록물관리업무 담당과장이 기록관장이 된다. ② 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위해「공공기록물 관리에 관한 법률」제41조 및 같은 법 시행령 제78조에 따라 기록물관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존 업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야 한다. ③ 기록관은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정해 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.
제5조 주요업무와 업무분장
제5조(주요업무와 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다. 1. 소관 기록물 수집·관리와 활용 2. 기록물 생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보 3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리 5. 기록물 서고와 행정자료실 관리 6. 기록물관리 지도·교육 7. 기록관의 시설과 장비관리 8. 기록관리시스템의 설치와 운영 9. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환과 검색·열람 제공 10. 소관 비전자기록물의 전자화 11. 소관 기록물의 검색·열람 제공 12. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조 기록물관리의 원칙
제6조(기록물관리의 원칙) 기록관 및 기록관장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무 과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다. ②「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조에 따라 주요 정책 또는 사업 등 업무수행의 모든 과정 및 결과를 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물로 생산하여야 한다.
제8조 기록물의 등록·분류·편철
제8조(기록물의 등록·분류·편철) ① 업무수행 과정에서 기록물을 생산하거나 접수하였을 때에는「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조부터 제23조에 따라 그 기록물을 등록·분류·편철해야 한다. ② 기록물은 기록관리기준표에 따라 처리과별, 단위과제별 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 하며, 단위과제의 범위에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 한다. ③ 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고, 기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과 기관코드, 단위과제 식별번호 및 기록물철 식별번호로 구성한다.
제9조 기록물의 정리 및 생산현황 통보
제9조(기록물의 정리 및 생산현황 통보) ① 매년 2월말까지 전년도에 생산·완결된 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 등을 하여야 한다. ② 처리과는 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 전자기록생산시스템을 통하여 기록관장에게 통보하여야 한다. ③ 기록관은 제2항에 따라 통보된 모든 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록관리기준표
제10조(기록관리기준표) ① 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성·운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. ② 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간 등을 공보 또는 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.
제11조 기록물의 이관
제11조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록물철 단위로 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관에 제출해야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관해야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성해 관리하도록 해야 하며, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리해야 한다. ④ 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다. 또한 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 행정전자서명 및 시점확인정보를 포함하여 이관하여야 한다. 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관
제12조 기록물의 보존
제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태 등을 구분해 서고에 배치해야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 서고별로 관리책임자를 지정해야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위해 필요한 조치를 취해야 한다.