제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부산광역시 사하구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
부산광역시 사하구 기록관 운영 규칙
사하구 · 공포일 2020-04-10
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1.“기록물”이란 부산광역시 사하구(이하“구”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2.“기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기,보존, 공개, 활용 및 이에 수반되는 모든 업무를 말한다. 3.“기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존 서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원”이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4.“기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 구에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물관리 부서에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 부산광역시 사하구청장(이하“구청장”이라한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 주요업무 및 분장업무
제5조(주요업무 및 분장업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 보존서고 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람 제공 21. 정보공개 접수 창구 22. 기록물 편찬·전시·홍
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록 관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호 서식의 기록물 이관시기 연장신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항의 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제11조 기록물의 평가 및 폐기
제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하“법”이라 한다) 제27조제1항, 같은 법 시행령(이하“영”이라 한다) 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회를 구성·운영하여야 한다. ② 처리과의 장은 보존기록물 폐기 등을 철저히 하기 위해 부서장 1명을 포함한 3명 이내의 소속직원을 자체 평가심사관으로 지정·운영하여야 하며 평가심사관은 별지 제2호 서식에 의한 기록물평가심의서 부서 의견란에 의견을 작성하여 기록관장이 지정하는 기일까지 제출하여야 한다.
제12조 심의회의 설치 및 기능
제12조(심의회의 설치 및 기능) ① 영 제43조에 따라 구청장 소속하에 부산광역시 사하구 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 둔다. ② 심의회는 다음의 각 호의 사항을 심의·의결한다. 1. 영 제43조제1항에 따른 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 2. 기타 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 기록관장이 요청한 사항