제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 하남시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
하남시 기록관 운영 규칙
하남시 · 공포일 2021-03-12
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2016. 11. 10., 2017. 10. 16.> 1.“소속행정기관”이란 시 직속기관 및 사업소와 행정복지센터를 말한다. 2.“기록물”이란 하남시(이하 “시”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각기록물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3.“기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 4.“기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5.“기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 6.“처리과”란 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 보좌기관 및 보조기관(담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ동)등을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청 및 소속 행정기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에 정하는 바에 의한다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고, 기록물관리업무 담당과장이 기록관장이 된다. ② 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.
제5조 자문위원 위촉 등
제5조(자문위원 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 임명 또는 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조 주요업무 및 업무분장
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영과 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고와 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행 13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록관리시스템의 설치와 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람 서비스 제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공 21. 정보공개 접수 창구 2
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 시 본청 및 그 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관의 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부 재분류ㆍ분류ㆍ편철확정 등을 수행하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 다음연도 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서 조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편ㆍ한시조직의 해산 등의 경우, 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과, 단위업무 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 기록물 평가심의회
제12조(기록물 평가심의회) ① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 하남시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. ② 심의회는 필요에 따라 수시로 기록관장이 구성ㆍ운영한다. ③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2명을 포함하여 구성한다. ④ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 회의록을 작성ㆍ관리해야 한다. ⑤ 민간전문가는 기록학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 위촉한다. ⑥ 민간전문가에 대해 「하남시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」가 정하는 범위에 따라 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2021. 3. 12.> ⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심의확정 2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정이나 보류사항 3. 그 밖의 보존기록물의 평가와 폐기와 관련해 필요한 사항