제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조와 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 증평군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 설치와 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
증평군 기록관 운영 규칙
증평군 · 공포일 2022-12-29
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. “소속기관”이라 함은 직속기관·사업소·읍 및 면을 말한다. 2. “기록물”이라 함은 본청과 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(관인, 휘호, 현판 등)을 말한다. 3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람·사무·작업공간, 보존시설과 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용 범위
제3조(적용 범위) 이 규칙은 본청과 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 소속과 인원 구성
제4조(소속과 인원 구성) ① 기록관은 자치행정과에 설치하고, 기록관의 장은(이하 “기록관장”이라 한다) 자치행정과장이 된다.〈개정 2022. 12. 29〉 ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리와 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하며, 자문위원의 위촉 기간은 2년으로 하되 연임할 수 있다. ③ 삭제〈2022. 12. 29〉
제6조 주요업무와 분장사무
제6조(주요업무와 분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립과 시행 2. 소관 기록물 수집·관리와 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물 생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 이관 및 통보 5. 기록관으로 이관된 주요회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 6. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리 7. 소관 비공개기록물과 비밀기록물의 공개 재분류 8. 기록물 서고와 행정자료실 관리 9. 기록물관리 지도·교육·운영 계획의 수립과 시행 10. 기록물관리에 대한 지도·감독과 지원 11. 중요기록물의 재난대비계획 수립 12. 기록관의 시설 및 장비관리 13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공 14. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 15. 정보공개 접수 창구 16. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제7조 처리과의 기록물관리
제7조(처리과의 기록물관리) 본청과 소속기관 처리과의 장(이하 “처리과의 장”이라 한다)은 기록물관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물관리책임자는 다음 각 호의 사항을 수행하여야 한다. 1. 모든 문서는 전자문서로 생산·등록 하여야 한다. 2. 전자문서로 생산하지 않은 기록물(회의록, 회의자료, 조사·연구검토서, 각종 보고문서 등), 대장, 카드, 도면, 시청각기록물 등은 전자결재시스템에 등록하여야 한다. 3. 기록물철 등록사항과 실물의 일치여부를 확인하고 관리·감독하여야 한다. 4. 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀여부와 접근권한 등을 분류하여 관리하고, 처리부서별 기록관리기준표 작성·관리와 단위과제별 기록물철 작성기준을 수립하여 관리하여야 한다. 5. 처리부서별 기록물 생산현황보고, 기록물 정리와 이관 등 기록물 관련 전반의 사항을 확인하고 관리·감독하여야 한다. 6. 기록물 보존현황의 기록·유지와 보존서고 관리책임자를 지정·운영하여야 한다. 7. 그 밖에 기록물 관리와 운영에 관한 사항
제8조 기록물의 생산
제8조(기록물의 생산) ① 기록관장은 본청과 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산·등록하여야 한다. ② 기록관장은 같은 법 시행령 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서와 회의록, 시청각기록물에 대한 생산등록 관리기준을 작성·관리하여야 한다.
제9조 기록물의 등록
제9조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산하거나 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산하거나 접수된 등록번호를 부여하고 기록물에 표기하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여도 같은 법 시행규칙 제4조부터 제6조의 규정에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.
제10조 기록물의 정리
제10조(기록물의 정리) ① 기록관장은 본청과 소속기관 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 공개여부와 접근권한의 재분류, 분류·편철 확정 등 기록물관리에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 기록관장이 정하는 기한 내에 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 본청과 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제11조 기록물의 이관
제11조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 시작일로부터 2년의 범위 이내에 별지 제1호서식 이관목록과 함께 이관받아야 한다. 다만, 기록관장과 사전 협의하여 부득이한 사정이 있다고 인정되는 경우에는 별지 제2호서식 기록물 이관시기 연장신청서를 제출한 후 처리과에서 보존할 수 있다. ② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 시작 일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 보존하거나 활용할 수 있으며, 그 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직 해산 등의 경우에는 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하여야 한다.
제12조 기록물의 보존
제12조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물의 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하고, 기록물 보존현황을 기록하고 유지하여야 한다. ② 본청과 소속기관 처리과의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비, 소화시설, 항온항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 하며, 필요한 경우 비밀보존서고를 따로 설치할 수 있다.