제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 강원특별자치도 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.<개정 2011.11.18., 2023. 6. 9.>
강원특별자치도기록관 설치 및 운영 규칙
강원특별자치도 본청 · 공포일 2023-06-09
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.<개정 2011.11.18> 1. “기록물”이란 도 본청 및 소속기관(이하 “도”라 한다), 의회사무처 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.<개정 2011.11.18> 2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.<개정 2011.11.18> 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.<개정 2011.11.18> 4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.<개정 2011.11.18> 5. “자료”란 다음 각 목의 어느 하나에 해당되는 자료를 말한다.<개정 2011
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 기록관 운영에 관하여 다른 법령 또는 자치법규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.<개정 2011.11.18>
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 행정국에 설치하고, 기록관장은 행정국장이 된다.<개정 2015.1.2., 2022.10.14.> ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 행정자료실, 행정정보공개, 기록물관리시스템, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 보존서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 기록전산실 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람제공 21. 정보공개 접수 창구
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 도 및 의회사무처에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성하여 관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.<개정 2011.11.18>
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 도 및 의회사무처의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물 및 보존기록물 등 소관기록물 현황을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야한다.<개정 2011.11.18> ③ 기록관장은 도 및 의회사무처 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2011.11.18>
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다.<개정 2011.11.18> ② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등에 필요한 기록물의 경우에는 사전에 이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다.<개정 2011.11.18> ③ 이관시기 연장이 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성되면 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.<개정 2011.11.18> ④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.<개정 2011.11.18>
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제11조 기록물의 폐기
제11조(기록물의 폐기) ① 모든 기록물은 강원특별자치도 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 폐기하여야한다. <개정 2023. 6. 9.> ② 처리과의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정한 기록물평가 심의서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 하며, 기록관장은 전문요원의 심사를 거쳐 심의회에 상정하여야 한다. ③ 기록관장은 심의회 결과 폐기결정된 기록물이 외부에 유출되지 않도록 폐기에 만전을 기해야 한다.
제12조 심의회의 설치 및 구성
제12조(심의회의 설치 및 구성) ① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 도지사 소속으로 강원특별자치도 기록물평가심의회를 둔다. <개정 2023. 6. 9.> ② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다. ③ 심의회 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 기록물의 보존가치를 평가하는데 적합하다고 인정되는 도 소속 공무원과 기록물 관련 지식이 풍부한 민간 전문가 중에서 도지사가 임명 또는 위촉한다. 이 경우 2명 이상의 민간전문가가 위원에 포함되어야 한다. ④ 위원의 임기는 2년으로 하되, 계속하여 두 차례만 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 또는 위촉 해제 등으로 인하여 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 임기로 한다.<개정 2011.11.18> ⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록업무담당 사무관으로 한다.