제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「문경시 기록물 관리에 관한 조례」에서 위임된 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
문경시 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙
문경시 · 공포일 2023-06-30
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 2. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
제3조 기록물의 생산
제3조(기록물의 생산) ① 기록관장은 문경시(이하 “시”라 한다) 본청 및 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물이 생산·등록·관리될 수 있도록 하여야 한다.
제4조 기록물의 등록
제4조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.
제5조 기록물의 정리 및 생산현황 통보
제5조(기록물의 정리 및 생산현황 통보) ① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 처리과에서 전년도에 생산 완결한 기록물에 대한 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등의 정리를 매년 2월 말까지 실시하도록 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제6조 기록물의 이관
제6조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산·완결된 기록물을 별지 제1호서식에 따른 이관목록과 함께 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호서식에 따른 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제7조 기록물의 보존
제7조(기록물의 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다. ② 처리과에서 별도 서고를 관리하는 경우 처리과의 장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여야 한다.
제8조 기록물관리실태 점검 및 교육
제8조(기록물관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있으며, 점검 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 처리과의 장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다. ② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과 기록물관리책임자 및 업무 관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제9조 기록물평가심의회의 구성
제9조(기록물평가심의회의 구성) ① 문경시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다. ② 위원장은 기록관장이 되며, 심의회의 위원은 다음 각 호의 사람이 된다. 1. 당연직: 총무과 주무팀장, 건설과 도로업무 담당 팀장 2. 위촉직:「양성평등기본법」제21조제2항에 따라 성별을 고려하여 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가로 시장이 위촉하는 사람
제10조 위원의 임기
제10조(위원의 임기) 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.
제11조 위원장의 직무
제11조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다. ② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.
제12조 회의
제12조(회의) ① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고, 그 의장이 된다. ② 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 위원장이 소집한다. ③ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.