제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부천시기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2023.9.11.>
부천시 기록관 운영 규칙
부천시 · 공포일 2023-09-11
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2023.9.11.> 1. “기록물”이란 부천시(이하 “시”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2023.9.11.> 2. “소속행정기관”이란 시 직속기관 및 사업소, 하부행정기관을 말한다. <개정 2016.6.20> <개정 2023.9.11.> 3. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이관 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록관리시스템”이란 부천시기록관(이하 "기록관"이라 한다)에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. <개정 2023.9.11.> 6. “처리과”란 공공업무가 이루어지는 행정의
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 부천시 및 소속행정기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2023.9.11.>
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 시에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정지원과장이 된다. <개정 2011.02.07> ② 기록관장은 기록관업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무 그 밖에 기록물관리 업무에 필요한 인력을 배치하여야 한다. <개정 2011.02.07> <개정 2023.9.11.> ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <개정 2011.02.07> <개정 2023.9.11.> ④ 기록관을 설치하지 않은 구청의 장은 기록관의 역할을 수행할 기록물관리 업무담당 부서와 팀을 지정하고, 적정인원을 배치하여 그 소속 처리과에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다. 1. 기록물 관리의 지도ㆍ감독 및 지원 2. 각종 기록물관련 자료의 취합 및 협조에 관한 사항 3. 정보공개의 접수 및 관리 [본조신설 2023.9.11.]
제5조 분장사무
제5조(분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 <개정 2023.9.11.> 4. 기록물관리전산시스템 설치ㆍ운영 및 교육 <개정 2023.9.11.> 5. 기록물관리 교육 <개정 2023.9.11.> 6. 국가기록원(또는 관할 기록물관리기관)으로 기록물 생산현황 통보 <개정 2023.9.11.> 7. 보존기간이 30년 이상된 기록물의 국가기록원(또는 관할 기록물관리기관)으로의 이관 <개정 2023.9.11.> 8. 기록관리시스템의 구축 및 운영 <개정 2023.9.11.> 9. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공 10. 간행물 관리 11. 기록물평가심의회 운영 <개정 2023.9.11.> 12. 기록물서고 및 행정자료실 관리 13. 정보공개접수 창구 14. 기록물 편찬, 전시, 홍보에 관한 사항 15. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다. <개정 2023.9.11.>
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.9.11.> ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구서 또는 검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리 하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화하여 관리하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 처리과는 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 행정안전부령이 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. <개정 2023.9.11.> ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결한 기록물을 정리하고, 그 결과를 다음 연도 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2023.9.11.> ③ 기록관장은 제2항에 따른 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원(또는 관할 기록물관리기관)의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결한 기록물 중 보존기간 기산일부터 2년이내의 기록물을 이관 받아야 한다. <개정 2023.9.11.> ② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등 필요한 경우에는 이관시기 도래전에 별지 제1호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다. 이 경우 이관시기 연장이 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년이내의 기간동안 처리과에서 업무 참고로 활용할 수 있으며 목적이 달성된 경우에는 지체없이 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <신설 2023.9.11.> ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 「부천시 사무인계인수 규칙」 별지서식을 작성하여 관리하도록 하여야 하고 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2023.9.11.> [종전의 제2항을 제3항으로 이동 2023.9.11.]
제10조 기록물의 보존
제10조(기록물의 보존) 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제11조 기록물평가심의회
제11조(기록물평가심의회) ① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 부천시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2023.9.11.> ② 심의회는 필요에 따라 수시로 기록관장이 구성·운영한다. ③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2명을 포함하여 구성한다. 이 경우 위촉직 위원은 「양성평등기본법」제21조제2항에 따른다. <후단신설 2023.9.11.> ④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부 2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기 3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항 ⑤ 심의회 회의는 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. [제목개정 2023.9.11.]
제12조 심의회 개최
제12조(심의회 개최) ① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다. ② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 의견을 제출한 위원은 심의회에 참석한 것으로 보고, 민간전문가에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2023.9.11.>