제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 김포시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
김포시 기록관 운영 규칙
김포시 · 공포일 2024-03-15
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. “소속행정기관”이란 직속기관·사업소 및 읍·면·동을 말한다. 2. “기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다. 3. “기록물관리”란 기록물의 수집·보존·활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다. 4. “기록물관리시스템”이란 김포시 기록관(이하 “기록관” 이라 한다)에서 기록물의 수집·보존·활용·이관 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 및 소속행정기관에 대하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인력배치
제4조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 시에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 총무과장이 된다. (개정 2013.7.15, 2014.8.4, 2018.9.3, 2024.3.15.) ② 시장은 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록관시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 시장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 3인 이내의 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 규정에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하되 위촉기간은 2년으로 하며, 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.
제6조 주요업무 및 분장사무
제6조(주요업무 및 분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다. 1. 소관기록물의 수집·보존 및 활용 2. 기록물관리시스템의 설치·운영 및 관계자에 대한 교육 3. 기록물의 관리에 관한 지도·교육 4. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 전문관리기관에의 보고 5. 보존기간이 30년 이상인 기록물의 전문관리기관으로의 이관 6. 주요기록물의 디지털화 및 검색·열람서비스의 제공 7. 간행물의 보존 및 활용 8. 기록물평가심의회의 운영 9. 서고 관리 10. 기록물의 편찬·전시·홍보에 관한 사항 11. 기타 기록물관리에 관하여 필요한 사항 ② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 따로 정한다.
제7조 기록물관리 시스템 및 장비구축
제7조(기록물관리 시스템 및 장비구축) ① 기록관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록물관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 관할 전문관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 행정 참고자료로 주요기록물의 검색·활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
제8조 기록물관리시스템의 점검 및 유지보수
제8조(기록물관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수 할 수 있다.
제9조 주요기록물의 전산화 등
제9조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 시와 소속행정기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) 시의 각 담당관·과장 및 소속행정기관의 장은 기록관의 기록물 이관계획에 따라 자체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물은 그 목록과 함께 별지 제1호서식에 의하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 의한 기록물 이관 연기신청서를 제출한 후에 기록물이 생산된 다음해부터 10년의 범위 안에서 기록물의 이관을 미루어 둘 수 있다.
제11조 보안관리
제11조(보안관리) ① 시장은 기록관의 전산실 및 서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무 규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무 규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. ② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지한다. 다만, 관람·견학 등의 필요에 의해 부득이 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제12조 긴급사태시의 대비
제12조(긴급사태시의 대비) ① 기록관의 전산실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업하여 안전한 장소에 나누어 보존하여야 한다. ② 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요기록물을 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.