제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례」의 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙
양천구 · 공포일 2024-05-27
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2024. 5. 27.> 1. “기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존, 이관, 활용, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 2. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제11호 및 제12호 규정에 따른 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
제3조 보존시설 및 장비의 확보
제3조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조제1항에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 열람실, 작업실 등을 확보해야 한다.
제4조 시스템 및 장비구축 등
제4조(시스템 및 장비구축 등) 기록관장은 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템 및 관련 장비를 구축하고, 이를 주기적으로 점검해야 한다.
제5조 보안관리
제5조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안관리를 철저히 해야 한다. ② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제6조 열람·대출
제6조(열람·대출) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 「서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제2조제1호에 해당하는 공공기록물의 경우 서울특별시 양천구 본청, 소속기관, 하부행정기관의 직원 및 서울특별시 양천구의회의 직원 2. 조례 제2조제2호에 해당하는 민간기록물의 경우 해당 기록물을 기증한 개인 또는 단체 ② 기록관의 열람ㆍ대출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
제7조 열람 준수사항
제7조(열람 준수사항) 열람은 기록관 열람실 안에서 해야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안 된다. 1. 기록물을 훼손 또는 파기하는 행위 2. 기록물을 무단으로 반출하는 행위 3. 음식물 등을 반입하는 행위 4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
제8조 대출 준수사항
제8조(대출 준수사항) 기록물의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 하며, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 기간을 연장할 수 있다. 다만, 기록물의 특수한 보존 상태나 성격 등을 고려하여 대출기간을 조정할 수 있다. 2. 기록물을 대출하려는 자는 기록물 반입ㆍ반출 정보를 기록해야 한다. 3. 누구든지 대출받은 기록물을 기록관장의 허가 없이 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.
제9조 열람ㆍ대출의 제한
제9조(열람ㆍ대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우 2. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하는 경우 3. 훼손 또는 멸실의 우려가 있는 기록물인 경우 4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 5. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제10조 대출 기록물의 반납
제10조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출한 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납해야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 해야 한다. ② 다음 각 호의 사유가 발생하는 경우에는 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
제11조 기록물의 생산
제11조(기록물의 생산) 서울특별시 양천구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 해야 한다.
제12조 기록물의 등록
제12조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여될 수 있도록 등록해야 한다. ② 수집기록물은 기록관에서 직접 종이문서시스템에 등록하여 관리해야 하며, 보존가치가 높은 비전자기록물에 대해서는 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.