제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 성남시 기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
성남시 기록관 운영 규칙
성남시 · 공포일 2024-07-01
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제2조 정의
제2조(정의) ① 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록물”이란 성남시(이하 “시”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 관리와 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. 6. “소속행정기관”이란 사업소 및 구ㆍ동을 말한다. 7. “처리과”란 업무 처리를 주관하는 담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 및 소속행정기관에 적용하며, 성남시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인력배치
제4조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 총무과장이 된다.<일부개정 2024.7.1.> ② 성남시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물 관리ㆍ기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 시 및 소속행정기관의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 해당 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 하며, 처리과의 장(이하 “처리과장”이라 한다)은 기록물관리책임자를 지정 또는 변경한 경우 지체 없이 기록관장에게 그 사실을 통보하여야 한다. ④ 기록관을 설치하지 않은 구청은 총무과에서 기록관의 역할을 수행하고, 그 소속행정기관에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.<일부개정 2024.7.1.> 1. 기록물 관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원 2. 각종 기록물관련 자료의 취합 및 협조에 관한 사항
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록 기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 3명 이내의 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하고 위촉기간은 2년으로 하며, 시장이 필요하다고 인정하는 경우에는 한 차례만 연임할 수 있다. ③ 위촉된 자문위원에게는 「성남시각종위원회실비변상조례」에서 정하는 바에 따라 수당과 여비를 지급할 수 있다.
제6조 분장사무
제6조(분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 4. 기록관리기준표 취합관리 및 조정 5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 6. 보존기간 30년 이상인 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 7. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록ㆍ디지털화 및 비전자기록물의 전자화 8. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물(行政博物), 시청각기록물의 관리 9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 10. 비공개 기록물의 공개재분류 11. 기록물 종합서고 및 행정자료실의 관리 12. 기록물 정수점검 및 실태조사 13. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행 14. 시 및 소속행정기관의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원 15. 기록관의 시설 및 장비 관리 16. 기록관리시스템의 설치 및 운영 17. 기록물의 검색ㆍ열람 제공 18. 정보공개접수 창구 운영 19. 기록물 통계의 작성ㆍ관리 20. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항 ② 처리과장은 제4조제3항에 따라
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 시 및 소속행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물이 생산·등록·관리될 수 있도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 시 및 소속행정기관이 해당 처리과에서 생산 완결한 기록물에 대한 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등의 정리를 매년 2월말까지 실시하도록 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 별지 제1호서식에 따른 이관목록과 함께 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. ② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호서식에 따른 이관시기 연장 신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장에 따른 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다. ② 시 및 소속행정기관에서 별도 서고를 관리하는 경우 해당 기관의 장 및 부서장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여야 한다.
제12조 기록물 평가심의회
제12조(기록물 평가심의회) ① 기록물 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 성남시 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. ② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다. ③ 심의회 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 소속공무원과 민간 전문가로 구성하며, 민간 전문가의 경우에는 2명 이상을 포함하여야 한다. ④ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 소속공무원은 각 실국 주무과장 또는 평가대상 기록물의 수량을 기준으로 해당 부서장 중에서 선임한다. ⑤ 민간 전문가는 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 시장이 위촉하며, 특정 성별이 민간 전문가 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 한다. 다만, 민간 전문가의 임기는 제7항의 사항을 심의ㆍ의결함과 동시에 해촉된 것으로 본다. ⑥ 심의회에 참석한 민간 전문가에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비, 그 밖의 필요 경비를 지급할 수 있다. ⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부 검토 및 심의확정 2. 기록물 보존기간의