제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의한 경기도 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
경기도 기록관 운영 규칙
경기도 본청 · 공포일 2024-08-29
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. “소속행정기관”이란 직속기관∙사업소를 말한다. 2. “기록물”이란 경기도(이하 “도”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서∙도서∙대장∙카드∙도면∙시청각물∙전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. “기록물관리”란 기록물의 수집∙보존∙활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다. 4. ”기록물관리시스템“이란 경기도 기록관(이하″기록관″이라 한다)에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 도 및 소속 행정기관에 대하여 적용하며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙으로 정하는 바에 의한다.
제4조 소속 및 인력배치
제4조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 도에 두며, 기록관의 장(이하 “관장”이라 한다)은 기록물담당업무 실·과장이 된다. ② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록물관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 도지사는 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적인 사무 수행을 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 한다. <개정 2010.11.25.> ③ 자문위원에게 지급하는 수당 등은 예산의 범위에서 「경기도 위원회 수당 및 여비 지급 조례」에 따른다. <개정 2010.11.25.>
제6조 분장사무
제6조(분장사무) ① 관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다. 1. 소관 기록물의 수집∙보존 및 활용 2. 기록물관리시스템의 설치∙운영 및 관계자에 대한 교육 3. 기록물의 관리에 관한 지도∙교육 4. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 영구기록물 관리 기관으로 보고 5. 보존기간이 30년 이상인 기록물의 영구기록물 관리기관으로 이관 6. 주요기록물의 디지털화 및 검색·열람서비스의 제공 7. 간행물의 보존 및 활용 8. 기록물평가심의회 운영 9. 서고 및 행정자료실의 관리 10. 기록물의 편찬∙전시∙홍보에 관한 사항 11. 그 밖의 기록물관리에 관하여 필요한 사항 ② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 관장이 정한다.
제7조 시설의 확보
제7조(시설의 확보) 기록관에는 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 보존시설과 장비를 갖추어야 한다.
제8조 기록물관리시스템 및 장비구축
제8조(기록물관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록물관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 영구기록물관리기관)과 연계한 기록물의 생산현황보고, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 행정참고자료 검색 및 활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
제9조 기록물관리시스템의 점검 및 유지보수
제9조(기록물관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
제10조 주요기록물의 전산화
제10조(주요기록물의 전산화) 관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 도의 각 실∙과와 소속 행정기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 신속하게 검색∙활용할 수 있도록 하여야 한다.
제11조 보안관리
제11조(보안관리) ① 기록관의 전산실 및 서고는 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. ② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 필요에 의하여 출입하고자 하는 사람은 미리 관장의 허가를 받아야 한다.
제12조 긴급사태 시의 대비
제12조(긴급사태 시의 대비) ① 관장은 기록물에 대한 보안 및 재난대책을 수립·시행하여야 한다. ② 기록관의 전산실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업 하여 안전한 장소에 나누어 보존하여야 한다. ③ 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.