제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 완주군 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. [전문개정 2019.9.26]
완주군 기록관 운영 규칙
완주군 · 공포일 2024-10-29
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.<개정 2019.9.26, 2024.10.29> 1. "소속기관"이란 완주군(이하 "군"이라 한다)의 직속기관, 사업소, 읍면을 말한다. 2. "기록물"이란 군정업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·대장·카드 도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기,보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 4. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 6. "전자기록생산시스템"이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 군 본청, 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.<개정 2019.9.26>
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 행정지원과에 설치하고, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 행정지원과장이 된다.<개정 2008.7.29, 2010.7.13> ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 행정자료실 관리·기록물관리시스템 운영, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 관내 기록정보 자료 또는 민간기록물을 효과적으로 수집, 조사, 연구, 분석 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 기록물관리 분야에 전문성을 갖춘 사람으로서 완주군수가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.<개정 2019.9.26> ③ 위촉된 자문위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.<개정 2019.9.26>
제6조 주요업무 및 업무분장
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립힝시행 2. 기록물 수집힝관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물,시청각기록물의 관리 7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 8. 비공개 기록물 공개 재분류 9. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 10. 기록물 정수점검 및 실태조사 11. 기록물관리 지도, 교육운영계획의 수립 및 시행 12. 군 본청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 14. 기록관의 시설 및 장비 관리 15. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공 17. 비전자 기록물의 전자화 18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 19. 기록물의 검색·열람제공 20. 정보공개 열람제공 21. 기록물 편찬·전시·홍보 22. 기록물에 대한 통계의 작성·관리
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리기준을 작성 관리하여야 한다.<개정 2019.9.26>
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자 기록생산시스템으로 생산·등록하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템으로 제출하여야 한다.<개정 2019.9.26> ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 기록관의 기록물 수집계획에 따라 처리과에서 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물은 사전에 별지 제1호 서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관으로 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무 참고 활용 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.<개정 2019.9.26> ③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.<개정 2019.9.26>
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리 부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.<개정 2019.9.26> ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위한 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 기록물관리책임자
제12조(기록물관리책임자) ① 처리과의 장은 소속 직원 중 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 제4조에 따른 처리과별 기록물관리책임자를 지정하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따른 기록물관리책임자를 지정 또는 변경한 경우 지체 없이 기록관장에게 그 사실을 통보하여야 한다. ③ 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항 2. 처리과별 기록관리기준표 작성·관리에 관한 사항 3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항 4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항 5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항 6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항