제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「청주시 기록물관리에 관한 조례」에서 위임된 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙
청주시 · 공포일 2025-04-18
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제2조 기록물평가심의회
제2조 (기록물평가심의회) ① 기록물의 평가 및 폐기 등을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성·운영한다. ② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다. 1. 보존기간 경과 폐기대상 기록물의 폐기심의 검토 및 확정 2. 기록물에 대한 보존기간의 재 책정, 보류 또는 폐기 3. 그 밖에 보존기록물의 심의와 관련하여 필요한 사항 ③ 기록물관리전문요원은 폐기대상 기록물ㆍ자료에 대하여 1차 심사 후 별지 제1호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하여 심의회에 제출하여야 한다.
제3조 심의회의 구성
제3조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하고, 3명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. ② 위원장은 기록원장이 되며 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 및 민간전문가로 시장이 임명 또는 위촉한다. <개정 2023.10.27.> ③ 심의회는 안건이 발생하면 구성·운영하고, 심의·의결 후 자동해산한다. <개정 2023.10.27.> ④ 심의회의 간사는 기록물관리 업무를 담당하는 주무관이 된다. <개정 2023.10.27.>
제4조 심의회 소집 등
제4조(심의회 소집 등) ① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고 이를 주관한다. ② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 심의회를 개최하였을 때에는 회의록을 작성·보관·관리하여야 한다. ④ 위원장은 심의에 필요하다고 인정될 경우 관계 공무원 등의 의견을 청취할 수 있다. ⑤ 심의회에 출석한 위원 중 공무원이 아닌 사람에게는『청주시 각종 위원회 실비변상 조례』에 따라 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.
제5조 보존시설 등의 설치
제5조(보존시설 등의 설치) ① 기록원장은 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 보존시설과 장비를 갖추어야 하며, 기록원의 보존시설 및 장비의 설치기준은 별표와 같다. <개정 2023.10.27.> ② 기록원장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존 서고 공간, 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람 장비를 갖추어야 한다. <개정 2023.10.27.>
제6조 기록관리시스템과 장비구축
제6조(기록관리시스템과 장비구축) ① 기록원에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2023.10.27.> ② 기록원은 처리부서의 전자기록생산시스템을 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색과 활용 등이 가능하도록 기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다. <개정 2023.10.27.>
제7조 점검 및 유지보수
제7조(점검 및 유지보수) ① 기록원장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 연 1회 이상 실시하여야 한다. <개정 2023.10.27.> ② 기록원장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. <개정 2023.10.27.>
제8조 주요 기록물의 전산화
제8조(주요 기록물의 전산화) 기록원장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록원과 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.10.27.>
제9조 주요 기록물 보존매체 수록
제9조(주요 기록물 보존매체 수록) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 보존매체에 수록하여야 한다. 1. 보존기간이 30년 이상인 기록물 중 원본을 이관 또는 폐기하고자 하는 기록물 2. 원본기록물의 보존성이 취약하여 대체보존이 필요하다고 인정되는 기록물
제10조 전자기록물의 백업 및 보존
제10조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록원장은 기록관리시스템 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. <개정 2023.10.27.> ② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난과 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 보관하여야 한다.
제11조 보안관리
제11조(보안관리) ① 기록원장은 기록관리 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여 보안관리를 철저히 하여야 한다. <개정 2023.10.27.> ② 기록관리 전산실 및 보존서고에 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 자는 미리 기록원장의 허가를 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>
제12조 긴급사태 시의 대비
제12조(긴급사태 시의 대비) 기록원장은 기록관리 전산실 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설 및 재난대비계획을 수립하고 운영하여야 한다. <개정 2023.10.27.>