제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 대전광역시 대덕구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2014.8.14.>
대전광역시 대덕구 기록관 운영 규칙
대덕구 · 공포일 2025-06-27
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2014.8.14.> 1. "대전광역시 대덕구 기록관(이하 "기록관"이라 한다)"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 2. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 대전광역시 대덕구(이하 "구"라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2014.8.14.>
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고 그 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리 책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2014.8.14.> 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록물관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육·운영계획의 수립 및 시행 13. 구의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람 제공 21
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2014.8.14.> ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조부터 19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서ㆍ회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성 관리하여야 한다. <개정 2014.8.14.>
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 구의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. <개정 2014.8.14.> ② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2014.8.14.> ③ 기록관장은 구의 전년도 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2014.8.14.>
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고활용의 목적이 달성된 경우에는 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2014.8.14.> ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제10조 비밀기록물의 이관
제10조(비밀기록물의 이관) 처리부서에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리 부서 등을 구분하여 문서 보존실(이하 "문서고"라 한다)에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 문서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 문서고에 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 비밀기록물의 보존
제12조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치·운영하여야 한다. ② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담관리 요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.