제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부산광역시동래구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
부산광역시동래구 기록관 운영 규칙
동래구 · 공포일 2025-07-01
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록물”이란 부산광역시동래구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자 문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록물관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.<개정 2017.6.1.> 6. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 기록관의 설치 등
제4조(기록관의 설치 등) ① 부산광역시동래구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 「부산광역시동래구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 그 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조에 따른 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.<개정 2017.6.1.>
제5조 기록관의 주요업무
제5조(기록관의 주요업무) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 관할 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류 10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 14. 기록관리시스템의 설치 및 운영 15. 소관 비전자기록물의 전자화 16. 보존가치가 높은 보존기간 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 및 사본 제공 18. 소관 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리 20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한
제6조 자문위원의 위촉 등
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 부산광역시동래구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 기록관장의 요청에 따라 구청장이 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하되 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 구 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 영 제17조부터 제19조까지에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.
제8조 기록물의 수집
제8조(기록물의 수집) ① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여야 한다. ② 기록관장은 수집한 주요기록물 정보자료와 민간기록물을 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 등록
제9조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 관리하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 관리되도록 하여야 한다.
제10조 기록물의 정리 및 생산현황통보
제10조(기록물의 정리 및 생산현황통보) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산된 기록물을 정리하고 그 기록물 생산현황을 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제11조 기록물의 이관
제11조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위에서 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관이 지정하는 기간까지 기록물과 별지 제1호서식의 이관목록을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 사전에 별지 제2호서식의 기록물이관 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다. ② 제1항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위에서 처리과에서 활용할 수 있으며, 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등으로 업무를 인계인수하는 부서 간에는 별지 제3호서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제12조 비밀기록물의 이관
제12조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록물과 별지 제4호서식의 비밀기록물이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우