제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 서초구 기록관 설치 및 그 운영에 필요한 사항을 정하고 효율적인 관리를 목적으로 한다.
서울특별시 서초구 기록관 운영 규칙
서초구 · 공포일 2025-10-16
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2025. 10. 16.> 1. “기록물”이란 서울특별시 서초구(이하 “구” 라 한다) 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관(移管), 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 등 일정한 시설ㆍ장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기구를 말한다. 4. “기록관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다. 5. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 6. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및
제3조 적용범위
제3조(적용범위) ① 이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용된다. ② 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.
제4조 기록관의 설치
제4조(기록관의 설치) ① 기록관은 「서울특별시 서초구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 기록관의 업무
제5조(기록관의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용에 관한 사항 3. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 이관 4. 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 행정박물, 간행물, 시청각기록물 등의 중요문서의 관리에 관한 사항 5. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 추진 7. 소관 비공개기록물, 비밀기록물의 공개 및 재분류 8. 구의 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리 9. 기록물 정수점검 및 실태조사 총괄 10. 구 및 그 소속기관 등의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 11. 기록관리시스템의 설치 및 운영 12. 소관 비전자기록물의 전자화 13. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 14. 기록물의 검색ㆍ열람 제공 및 통계관리 15. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조 자문위원 운영
제6조(자문위원 운영) ① 서울특별시 서초구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람 중에서 구청장이 위촉하고, 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례 연임할 수 있다. ③ 구청장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비를 지급할 수 있다.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ관리 기준을 작성하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물에 대하여 매년 2월 말까지 공개여부 및 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다. ② 처리부서의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 구 및 그 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 처리부서는 별지 제1호 서식에 따른 기록물 이관신청서를 기록관장에게 제출 후 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식에 따른 기록물 이관연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리부서의 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편 또는 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호 서식에 따른 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관장은 인수한 기록물을 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다. ④ 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다. ⑤ 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 한다. 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.
제12조 기록물의 평가
제12조(기록물의 평가) ① 기록관장은 보존 중인 기록물 중에서 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 모두 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류를 구분하여 처리하여야 한다. ② 기록관장은 특별한 사정이 없으면 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다. ③ 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제4호 서식의 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.