제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「서울특별시 성동구 기록물 관리에 관한 조례」에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
서울특별시 성동구 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙
성동구 · 공포일 2025-12-31
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. “기록관리기준표”란 생산기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제별로 관리 처분 기준을 제시한 표를 말한다. 2. “기록물관리 전문요원”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제41조제1항에 따라 배치된 사람을 말한다. 3. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. 4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “행정정보 데이터세트”란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.
제3조 기록관장의 업무
제3조(기록관장의 업무) 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 공개 재분류 10. 서고 및 기록물 시설ㆍ장비 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행 13. 소관 기관 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 14. 기록관 보안 및 재난대비 계획 수립 15. 기록관리시스템의 설치 및 운영 16. 소관 비전자기록물의 전자화 및 보존매체 수록 17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 19. 소관 기록물에 대한 통계 작성ㆍ관리 20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
제4조 처리과 기록관리
제4조(처리과 기록관리) ① 기록관장은 서울특별시 성동구 및 그 소속기관의 처리부서(이하 “처리과”라 한다)의 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다. ② 제1항에 따라 지정된 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항 2. 처리과의 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항 3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항 4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항 5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항 6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항 ③ 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다. ④ 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 서울특별시 성동구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉한다. ③ 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례에 한하여 연임할 수 있다. ④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조 보존시설 및 장비의 확보
제6조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조제1항에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖춰야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 열람실, 작업실 등을 확보해야 한다.
제7조 보안관리
제7조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 서고를 제한구역으로 설정하고, 「보안업무규정」에 따른 비밀취급인가를 받은 기록물 보안담당자를 배치해야 한다. ② 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제8조 긴급사태 대비
제8조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관 서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영해야 한다.
제9조 점검
제9조(점검) 기록관의 서고 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행해야 한다. 1. 서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부 점검 2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
제10조 서고 보존환경 점검
제10조(서고 보존환경 점검) ① 서고 환경점검은 기록물관리법령에 명시된 온ㆍ습도, 유해물질 및 조도를 대상으로 수행하며, 필요에 따라 확대할 수 있다. ② 서고 환경점검은 매년 1회 이상 실시해야 하며, 필요시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다. ③ 서고 환경점검 결과 법령 기준치를 초과한 경우, 보존환경 개선을 위해 환기 등 적절한 조치를 취해야 한다. ④ 기록관장은 보존기록물의 안전한 관리를 위해 서고 면적, 작업실, 열람실, 온도계ㆍ습도계, 소화설비, 보안장비 등의 구축을 위하여 필요한 모든 조치를 취해야 한다.
제11조 시설관리
제11조(시설관리) ① 서고 시설은 매월 1회 이상 점검해야 하며, 필요에 따라 수시로 점검할 수 있다. ② 서고 시설점검은 서고의 균열ㆍ누수, 출입문ㆍCCTV 등 보안시설, 서가 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 모든 시설을 대상으로 한다. ③ 기록관장은 서고시설ㆍ장비의 고장, 파손 등 문제가 발생했을 경우에는 이를 즉시 각 관계부서에 통보하여 조치해야 한다. ④ 서고 관리책임자는 서고 시설점검 결과 구조물 균열ㆍ누수, 공조시설, 전기ㆍ통신시설, 출입문 등에 문제가 발생했을 경우에는 청사 시설관리 담당부서에 지체 없이 통보하여 조치하도록 한다.
제12조 기록관리기준표
제12조(기록관리기준표) ① 기록관장은 법 제19조제1항에 따라 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. ② 기록관장은 서울특별시 성동구(이하 “구”라 한다)의 업무기능 및 수행과정이 반영될 수 있도록 기록관리기준표의 단위과제 신설ㆍ변경 절차를 별지 제1호서식 및 별지 제2호서식에 따라 관리해야 한다. ③ 기록관장은 전년도에 신규로 신설하였거나 변경된 기록관리기준표 변동사항을 공보 또는 구 홈페이지 등 정보통신망에 연 1회 고시해야 한다. ④ 기록관장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 관할 영구기록물관리기관인 서울기록원이 정하는 바에 따라 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관 정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.