제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 남양주시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.
남양주시 기록관 운영 규칙
남양주시 · 공포일 2026-04-16
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. “기록물”이란 남양주시(이하 “시”라 한다) 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2017.1.25> 2. “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 따라 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보 자료를 말한다. 3. “전자화 기록물”이란 종이문서와 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서를 정보시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 기록정보 자료를 말한다. 4. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 5. “처리과”란 업무 처리를 주관하는 과ㆍ관 등을 말한다. 6. “기록물관리책임자”란 처리과 기록물의 생산, 정리, 보관, 이관 등 기록물관리 전 과정을 주관하는 담당자를 말한다. 7. “남양주시 기록관”(이하 “기록관”이라 한다)이란 기록물을 체계적으로
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다. <개정 2017.1.25>
제4조 설치 및 역할
제4조(설치 및 역할) 기록관은 「남양주시 행정기구설치 조례 시행규칙」 제4조에 따라 기록관의 운영을 담당하는 처리과에 설치하고 해당 처리과의 장이 기록관장이 되며 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 기록물관리를 총괄한다. <개정 2017.1.25, 2023.3.30.>
제5조 인원구성
제5조(인원구성) ① 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록물의 보존, 기록정보서비스, 그 밖에 기록물관리의 업무 수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제6조 자문위원의 위촉 등
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 남양주시장(이하 “시장”이라 한다)이 위촉한다. ③ 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며 연임할 수 있다. ④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 「남양주시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 수당과 여비 등을 지급할 수 있다.<개정 2023.3.30., 2026.4.16.>
제7조 주요업무 및 업무분장
제7조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 기록물 수집 및 관리 <개정 2018.08.02., 개정 2023.3.30.> 3. 기록분류체계 및 기록물분류기준표(기록관리기준표)의 관리 <개정 2018.08.02.> 4. 처리과의 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 <개정 2023.3.30.> 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 역사기록물의 수집 및 관리 <개정 2023.3.30.> 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 <개정 2023.3.30.> 9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 <개정 2023.3.30.> 10. 보존서고 기록물의 정수점검 및 상태검사 <개정 2023.3.30.> 11. 기록관의 재난 및 보안대책 수립 <개정 2023.3.30.> 12. 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 <개정 2017.1.25><개정 2023.3.30
제8조 기록물의 생산
제8조(기록물의 생산) ① 처리과의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무 수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 하여야 한다. ② 처리과의 장은 시행령 제17조부터 제19조까지에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산ㆍ등록하여야 한다.
제9조 기록물의 등록
제9조(기록물의 등록) ① 처리과의 장은 업무 수행과정에서 생산ㆍ접수한 모든 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 관리하여야 한다. ② 제1항에 따라 전자기록생산시스템에 등록을 완료한 비전자기록물의 경우에는 해당 기록물에 별지 제1호서식의 생산·접수등록번호를 표기하여야 한다. ③ 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 전자화방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.
제9조의2 행정정보 데이터세트의 관리
제9조의2(행정정보 데이터세트의 관리) ① 기록관장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하여야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 관리절차 및 기준, 보존방법 등에 관한 행정정보 데이터세트 관리 지침을 마련하여야 한다. ② 제1항에 따라 관리대상을 선정한 경우 대상 시스템을 운영하는 처리과의 장은 기록관에서 제시하는 기록관리기능을 시스템에 반영할 수 있도록 필요한 조치를 취해야 한다.
제10조 기록물의 정리 및 생산현황 통보
제10조(기록물의 정리 및 생산현황 통보) ① 처리과의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 등을 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 제2항에 따라 통보된 모든 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <신설 2023.3.30.>
제11조 비전자기록물의 보관
제11조(비전자기록물의 보관) ① 처리과의 장은 처리과 보유기록물의 안전한 관리를 위하여 생산ㆍ완결된 비전자기록물에 대해서 기록물철 표지 및 색인목록을 작성하고 보존용 표지를 씌워 보존상자에 단위업무별로 넣어 보관하여야 한다. 이 경우 기록물 형태별 편철 및 관리는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 “시행규칙”이라 한다) 제9조부터 제13조까지에서 정한 방법에 따른다. ② 제1항에 따라 처리과에서 보관 중인 비전자기록물은 별지 제2호서식의 기록물 보유현황 및 목록을 작성ㆍ관리하여야 하며 기록관으로 이관하기 전까지 주기적으로 관리 상태를 점검하여야 한다.