제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「이천시 기록물 조례」에서 위임된 사항과 그 시행에 필요한 사항 및 이천시립기록원 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
이천시 기록물 조례 시행규칙
이천시 · 공포일 2026-04-17
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. 2. “방문열람”이란 기록물을 기록원 밖으로 반출하지 않고, 기록원의 열람실 내에서 이용하는 행위를 말한다. 3. “기술”이란 기록물의 구조, 맥락 및 내용에 대한 정보를 표준화된 형식에 따라 기록하는 행위를 말한다. 4. “전거레코드”란 기록물 목록에서 접근점으로 선정된 단체, 인물, 사건 등을 표준화된 형식으로 상세기술하고, 다른 전거레코드와 연결하여 상호 참조할 수 있도록 관련정보를 조직화한 레코드를 말한다.
제3조 보존시설 및 장비의 확보
제3조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록원장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제60조제1항에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록원장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록유산시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
제4조 보안관리
제4조(보안관리) ① 기록원장은 기록원의 보존서고를 통제구역으로 지정하고 보안업무 규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 서고관리책임자로 배치하여야 한다. ② 기록원의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록원장의 허가를 받아야 한다. ③ 제1항에도 불구하고 특별한 사유가 있는 경우 보안관리 수준을 달리하여 운영할 수 있다.
제5조 보존서고 관리
제5조(보존서고 관리) 보존서고의 서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. 1. 보안ㆍ재난 대비계획 수립 2. 보존서고의 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검 3. 기록물의 서가배치구역 지정 4. 기록물 반출 통제 5. 기록물의 열람 및 대출 상황의 점검 6. 보존서고의 온ㆍ습도 점검 및 관리 7. 기록물의 정수점검 8. 보존서고의 소독 및 해충의 발생 여부 점검 9. 그 밖에 기록원의 보안 및 시설관리상 필요한 사항 점검
제6조 긴급사태 대비
제6조(긴급사태 대비) 기록원장은 기록유산시스템 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설을 갖추고 보안ㆍ재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제7조 기록물관리책임자
제7조(기록물관리책임자) 처리과의 장은 서무 업무 담당자를 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 “시행규칙”이라 한다) 제15조에 따른 기록물관리책임자(이하“관리책임자”라 한다)로 지정하여야 하며, 업무분장에 관리책임자를 명시하여야 한다.
제8조 기록물의 생산
제8조(기록물의 생산) ① 시장은 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 시장은 영 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물이 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 등록
제9조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여될 수 있도록 등록하여야 한다. ② 기록원에서 직접 수집한 공식문서 외의 중요기록물은 기록유산시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 보존 가치가 높은 비전자기록물에 대해서는 디지털화 방안에 따라 디지털화하여 각종 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.
제10조 기록물의 정리
제10조(기록물의 정리) ① 처리과의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 등을 확정하여야 하며 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록원장에게 제출하여야 한다. ② 기록원장은 제1항의 기록물 정리 업무을 지원하기 위하여 직무교육을 실시할 수 있다.
제10조의2 기록물공개심의회
제10조의2(기록물공개심의회) ① 기록원장은 기록물의 공개관리를 위하여 법 제38조와 영 제74조에 따라 기록물공개심의회(이하 “공개심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영하여야 한다. ② 공개심의회의 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우 서면심의서로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 예산의 범위에서 심사수당을 지급할 수 있다. ③ 공개심의회의 안건을 충분히 검토하기 위하여 사전심사를 실시할 수 있으며, 이 경우 예산의 범위에서 심사수당을 지급할 수 있다. 다만, 제2항에 따른 서면심의서로 의견을 제출하는 경우 사전심사를 실시하지 않은 것으로 본다. ④ 공개심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명과 서기 1명을 두되, 간사는 부원장이 되고 서기는 공개심의회 담당자가 된다. 〔본조신설 2026ㆍ4ㆍ17〕
제11조 처리과의 기록물 보존
제11조(처리과의 기록물 보존) ① 처리과의 장은 기록물을 기록원으로 이관하기 전까지 안전하게 보존하여야 하며, 관리책임자는 기록물 보유현황 및 보유목록을 작성ㆍ관리하고 기록물의 정수점검 및 상태검사 실시 등 필요한 조치를 취하여야 한다. ② 문서고를 운영하는 처리과의 장은 관리책임자를 서고관리자로 지정하고 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항에 준하는 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추도록 노력하여야 한다.