제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의하여 전남광주통합특별시 남구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2015.3.30., 2026. 6. 30.>
전남광주통합특별시 남구 기록관 운영 규칙
남구 · 공포일 2026-06-30
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2026. 6. 30.> 1.“기록물”이라 함은 전남광주통합특별시 남구(이하“남구”라 한다) 본청, 직속기관, 하부행정기관 및 전남광주통합특별시 남구의회가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2015.3.30.> 2.“기록물 관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 수반되는 모든 업무를 말한다. 3. “전남광주통합특별시 남구 기록관(이하“기록관”이라 한다)”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존 시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물 관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다) 및 전문 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. <개정 2015.3.30.,2018.12.31.> 4.“기록관리시스템”이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. <개정 2018.12.31.>
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 남구에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물 관리업무 담당부서에 설치하고 그 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물 관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물 관리업무를 수행하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행 2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 <개정 2015.3.30.> 3. 기록관리기준표의 관리 <개정 2015.3.30.> 4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물 평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 관리 <개정 2013.3.8.> 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도ㆍ교육ㆍ운영계획의 수립 및 시행 13. 남구의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록관리시스템의 설치 및 운영 <개정 2018.12.31.> 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 남구에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록 될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하“영”이라 한다) 제17조부터 19조까지의 규정에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서ㆍ회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성 관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 경우 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. <개정 2015.3.30.> ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. <개정 2015.3.30., 2018.12.31. >
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 남구의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2013. 3. 8> ③ 기록관장은 남구의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물 관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2013. 3. 8>
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항의 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2015.3.30.> ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2015.3.30.>
제10조 비밀기록물의 이관
제10조(비밀기록물의 이관) 처리부서에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 비밀기록물의 보존
제12조(비밀기록물의 보존) ① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금 장치를 설치ㆍ운영 하여야 한다. ② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급 인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.