제1조 목적
제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 인천광역시 미추홀구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2018.5.21>
인천광역시 미추홀구 기록관 운영 조례
미추홀구 · 공포일 2026-10-01
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1.“기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2.“기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3.“기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4.“기록관리시스템”이라 함은 인천광역시 미추홀구 기록관(이하“기록관”이라 한다)에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.<개정 2018.5.21> 5.“처리과”란 기록물의 생산ㆍ수발과 사무처리를 담당하는 인천광역시 미추홀구(이하 “구”라 한다) 본청ㆍ소속행정기관ㆍ하부 행정기관 및 의회 등 부서를 말한다.<개정 2018.5.21>
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 조례는 처리과에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 총무과장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록관리전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ 기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 처리과의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 주요업무 및 업무분장
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 9. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행 10. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 11. 중요기록물의 재난대비계획 수립 12. 기록관의 시설 및 장비관리 13. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 14. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공 15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공 16. 정보공개제도운영에 관한 사항 17. 민간기록물의 수집ㆍ위탁 18. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관 및 처리과에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제8조 기록물의 정리
제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 원활한 기록물 정리를 위해 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 2월 말까지 기록관장에게 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구 기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물 중 보존기간 기산일로부터 2년이 경과한 기록물을 별지 1호 서식에 따른 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 2호 서식에 따른 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제10조 비밀기록물 관리
제10조(비밀기록물 관리) 비밀기록물 관리에 관한 사항은「공공기록물 관리에 관한 법률」제32조 내지 34조, 동법 시행령 제66조 내지 71조의 규정에 따라 시행한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) 기록물의 보존에 관한 사항은「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제38조를 따른다.
제12조 기록물의 평가
제12조(기록물의 평가) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조 1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.