제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 가평군 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
가평군 기록관 운영 규칙
가평군 · 공포일 2014-12-31
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제2조 설치장소
제2조(설치장소) 가평군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 가평군(이하 “군”이라 한다) 본청내 또는 본청내 장소가 협소할 경우 인접한 곳에 설치하며, 기록관은 기록물 보존서고·기록관리시스템을 포함한다.
제3조 정의
제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "소속행정기관"이란 직속기관ㆍ사업소·읍면을 말한다. 2. "기록물"이란 군이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집ㆍ평가·폐기·보존ㆍ공개·활용 및 이에 따르는 모든 활동을 말한다. 4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제4조 적용범위
제4조(적용범위) 이 규칙은 군 본청 및 소속행정기관(이하 “처리부서“라 한다)에 적용되며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제5조 소속 및 인력배치
제5조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 자치행정과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 자치행정과장이 된다.<개정 2014.12.31> ② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수ㆍ기록관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 인원을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 군본청 및 소속행정기관의 장(이하 “처리부서장“이라 한다)으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제6조 자문위원의 위촉 등
제6조(자문위원의 위촉 등) ① 가평군수(이하 “군수”라 한다)는 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적인 사무 수행을 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 규정에 따라 전문성을 갖춘 사람 중에서 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. ③ 자문위원에게 지급하는 수당 등은 예산의 범위 안에서 「가평군위원회실비변상조례」에 따라 지급할 수 있다.
제7조 분장사무
제7조(분장사무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 7. 기록물의 관리에 관한 지도ㆍ교육 8. 기록물 서고 관리 9. 기록관의 시설 및 장비관리 10. 기록관리시스템의 설치 및 운영 11. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공 12. 비전자 기록물의 전자화 13. 정보공개접수창구 운영 14. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
제8조 기록물의 생산
제8조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리부서에서 수행하는 모든 업무과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조 부터 제19조에 따른 조사·연구서 또는 검토서와 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제9조 기록물의 등록
제9조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 경우 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 한다. ② 기록관장은 기록관에서 직접 수집한 기록물을 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 각종 기록정보를 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제10조 기록물의 정리
제10조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리부서장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제11조 기록물의 이관
제11조(기록물의 이관) ① 처리부서장은 기록관의 기록물 이관계획에 따라 자체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월 1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물을 별지 제1호서식에 의하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 의한 기록물 이관시기 연기 신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다. ② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제12조 기록물의 보존
제12조(기록물의 보존) 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경구축 등을 위하여 필요 조치를 취하여야 한다.