제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 의하여 평창군기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
평창군 기록관 운영 규칙
평창군 · 공포일 2008-02-01
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "기록물"이라 함은 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물 을 말한다. 2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말 한다. 5. “행정자료”라 함은 국내외에서 발간되는 행정관련 간행물과 일반 교양 전 문도서 등 도서자료, 비디오, 카세트테이프 등 비도서형태의 시청각자료 그리 고 기타 보존가치가 있는 물품자료를 포함한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 본청 및 직속기관, 사업소, 읍·면, 의회사무과에 대 하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 기록물관리업무 담당부서의 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리업무 담당과장이 된다 . ②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요 원과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업 무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다. ③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 자문위원
제5조(자문위원) ①기록물 관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록, 기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하고, 위촉기간은 2년으로 하되, 연임할 수 있다. ③자문위원에게는 예산의 범위 안에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조 주요업무 및 업무분장
제6조(주요업무 및 업무분장) ①기록관은 다음 각호의 사항에 관한 업무를 총괄 한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육·운영계획의 수립 및 시행 13. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 14. 보존 및 활용가치가 높은 기록물의 보존매체 수록 15. 소관 기록물의 검색·열람 제공 16. 정보공개 접수 창구 17. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ①기록관장은 제3조 적용기관에서 수행하는 모든 업무의 과 정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ②기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 내지 제19조에 따 른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생 산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리 하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 관리되도록 하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ①기록관장은 적용기관에서 생산완결된 기록물의 정리를 위 하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ②처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다. ③기록관장은 적용기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영 구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ①기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기 산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요 가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한 다. ②직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부 서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관 장이 정한다. ③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 기록물의 평가
제12조(기록물의 평가) ①기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관 리에 관한 법률」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다. ②기록물 보존가치에 관한 사항을 심의하기 위하여 평창군기록물평가심의회(이 하 “심의회”라 한다)를 둔다. ③심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존기간이 경과한 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류 및 폐기 심의 2. 기타 보존기록물평가와 관련하여 필요한 심의 ④심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 간사는 기록물관리업무 담당이 되며, 위 원은 기록관이 속한 공공기관의 장이 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인 정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되 2인 이상의 민간 전 문가를 포함시켜 구성한다. ⑤위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. ⑥심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결 하며, 기록물폐기의 경우 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다. ⑦심의회 시 별지 제1호