제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 김제시 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
김제시 기록관 운영 규칙
김제시 · 공포일 2010-11-22
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. "기록물"이란 김제시 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간·열람공간·사무공간·작업공간·보존시설 및 장비·기록물관리시스템·기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집·보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다)·활용·이관·폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 김제시 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 정보통신과에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문 위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당·여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조 주요업무 및 업무분장
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물서고 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비 관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 활용대상 주요기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람제공 21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 김제시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리기준을 작성·관리하여야 한다.
제7조의2 간행물의 생산ㆍ관리
제7조의2(간행물의 생산ㆍ관리) ① 처리과의 장은 다음 각 호에 해당하는 간행물을 발간하고자 할 때는 「공공기록법」 제22조의 규정에 따라 관할 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여 받아야 한다. 1. 김제시 소관 각종 조례ㆍ규칙 등 법령집, 예ㆍ결산 자료집 2. 김제시가 발간하는 도서ㆍ백서ㆍ연감ㆍ통계집류 3. 업무편람 및 사료ㆍ연혁집 4. 목록집, 연설ㆍ강연집 5. 각종 용역 사업에 따른 완료보고서 ② 제1항에 따라 발간된 간행물의 표기방법은 별표 1에 따른다. ③ 처리과의 장은 제1항에 따른 간행물의 발간경비를 지출하기 전 반드시 발간등록번호의 인쇄여부를 확인하여야 한다. ④ 처리과의 장은 제1항에 따라 발간한 간행물을 「공공기록법」 제22조 및 동법 시행령 제55조에 따라 기록관 및 관할 영구기록물관리기관에 발간일로부터 15일이 경과하기 전까지 각각 3부를 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다. [본조신설 2010.11.22]
제7조의3 행정박물의 생산ㆍ관리
제7조의3(행정박물의 생산ㆍ관리) ① 처리과의 장이 관리해야 하는 행정박물의 유형은 별표 2와 같다. ② 처리과의 장은 제1항에 따른 행정박물을 생산하였을 경우에는 별지 제1호서식에 따른 행정박물 관리대장을 작성ㆍ관리하여야 하고, 행정박물의 이관시기는 별표 3과 같다. [본조신설 2010.11.22]
제7조의4 시청각기록물의 생산ㆍ관리
제7조의4(시청각기록물의 생산ㆍ관리) 처리과의 장은 시청각기록물을 생산ㆍ접수하였을 경우에는 별지 제2호서식에 따른 시청각기록물 목록을 작성ㆍ관리하여야 한다. [본조신설 2010.11.22]
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비 전자기록물에 대하여는 전자화방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. ③ 처리과의 장은 비전자적으로 생산ㆍ접수한 모든 유형의 기록물 표지에 별표 4의 서식에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여 관리하여야 한다. <신설 2010.11.22>
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관의 장은 김제시 및 소속기관의 처리과에서 생산ㆍ접수한 기록물을 단위업무별로 정리한 후 별지 제3호서식에 따른 기록물 보유목록을 작성ㆍ정리를 위하여 매년 5월 말까지 공개여부·접근권한 재분류·분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. <개정 2010.11.22> ② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관의 장은 김제시 및 소속기관 처리과의 생산현황결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2010.11.22>