제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 전주시기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
전주시기록관 운영규칙
전주시 · 공포일 2008-06-03
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. “소속기관”이라 함은 직속기관·사업소·구 및 동을 말한다. 2 “기록물”이라 함은 전주시(이하 “시“라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존· 관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록물관리부서에 설치하고, 당해 부서의장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리· 기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조 자문위원의 위촉 등
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 전주시장(이하 “시장” 이라 한다)은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. ③ 자문위원 등에 대해서는 「전주시 각종위원회 실비변상 조례」에 따라 예산의 범위 내에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조 주요업무 및 업무분장
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄 한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 9. 시 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 10. 기록관의 시설 및 장비관리(별표) 11. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 12. 소관 기록물의 검색·열람제공 13. 정보공개 접수창구 14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제7조 기록물의 생산
제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제8조 기록물의 등록
제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.
제9조 기록물의 정리
제9조(기록물의 정리) ① 기록관장은 시 및 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 시 및 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조 기록물의 이관
제10조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 “별지 제1호서식”에 의거 이관 연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장이이관 받아 관리하여야 한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조 기록물의 평가심의회
제12조(기록물의 평가심의회) ① 기록물 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 시 에 전주시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. ② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성·운영한다. ③ 심의회 위원장은 기록관장이 된다. ④ 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 위원은 기록물의 보존가치평가에 인정되는 2명 이상의 민간전문가 및 소속공무원으로 위촉한다. ⑤ 심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정여부 2. 기록물에 대한 보존기간의 평가 및 조정 등 3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항