제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따 른 구리시 기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.
구리시 기록관 운영 규칙
구리시 · 공포일 2009-09-14
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. “소속 행정기관” 이란 직속기관 및 사업소를, “하부행정기관”이란 동을 말한다. 2. “기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. “기록물관리”란 기록물의 수집, 보존, 공개, 활용, 이관 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서 고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 규칙은 구리시(이하 "시"라 한다) 본청, 소속 행정기관 및 하부행정기관에 적용하며 구리시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록업무담당과 소속으로 하며, 기록관의 장은 기록업무담당 과장이 된다. ② 구리시장(이하 "시장"이라 한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관 리 전문요원과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수 및 기록물관리 시스템 운영 등의 업무 수행에 필요한 인원을 배치한다.
제5조 자문위원 위촉 등
제5조(자문위원 위촉 등) ① 시장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리 및 목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 기록관의 장의 요청에 따라 시장이 위촉하되, 위촉기간은 2년 이내로 하며, 예산의 범위에서 수당과 여비, 그 밖에 필 요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조 주요업무 및 업무분장
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관의 장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 소관기록물 수집·관리 및 활용 2. 기록물관리기준표의 관리 3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보 4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관 5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 6. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색, 열람 제공 7. 기록관리시스템 운영 8. 기록물서고 및 행정자료실 관리 9. 정보공개접수 창구운영 10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.
제7조 기록관리시스템 및 장비구축
제7조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 기록관과 처리부서(시 본청, 소속 행정기관, 하부행정기관) 및 국가기록원 (또는 관할 전문관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황보고, 이관목록 제출 및 주요 기록물의 행정 참고자료 검색·활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
제8조 주요 기록물의 전산화 등
제8조(주요 기록물의 전산화 등) 기록관의 장은 문서·간행물·시청각기록물 등 처리부서의 보관기 록물 중 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제9조 기록관리시스템의 점검 및 유지보수
제9조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시 스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산 업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.
제10조 이관
제10조(이관) 본청, 소속 행정기관의 장, 하부행정기관의 장은 기록관의 기록물이관계획에 따라 자 체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물은 그 목 록과 함께 별지 제1호서식에 따라 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필 요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 따른 기록물이관시기 연기신청서를 제출한 후에 보존기간 이 시작하는 날부터 10년의 범위에서 기록물의 이관을 미루어 둘 수 있다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태 또는 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.
제12조 기록물평가심의회
제12조(기록물평가심의회) ① 기록물 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위해 구리시 기록물평 가심의회(이하 “심의회”라 한다) 둔다. ② 심의회의 위원장은 기록관의 장이 되며, 심의회 위원은 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 민간 전문가와 소속 공무원으로 구성하되, 둘 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다. ③ 제2항에 따른 민간 전문가의 위촉은 제5조의 자문위원 중에서 위촉할 수 있다. ④ 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. ⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 소집한다. ⑥ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. ⑦ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결 한다. ⑧ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리 업무담당주사가 된다. ⑨ 간사는 회의록을 작성·관리한다. ⑩ 민간 전문가에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. ⑪ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 적정 여부 검토 및 심의 확정 2. 기록물에 대한 보존기