제1조 목적
제1조(목적) 이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조와 같은 법 시행령 제43조에 따른 인천광역시동구기록물평가심의회의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
인천광역시동구기록물평가심의회 운영 조례
제물포구 · 공포일 2011-05-16
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제2조 정의
제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “처리부서”란 구본청, 구의회, 소속기관 및 하부 행정기관에서 사무처리를 주관하며 업무와 관련한 모든 형태의 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 조례는 기록관 및 처리부서에서 보존ㆍ관리하고 있는 기록물의 평가 및 폐기업무에 적용한다.
제4조 평가 및 폐기대상기록물의 심사
제4조(평가 및 폐기대상기록물의 심사) ① 제9조에 따라 기록물관리전문요원이 작성한 평가 및 폐기대상 기록물의 목록에 대하여 처리부서로 송부하여 해당 처리부서의 의견을 수렴하여야 한다. ② 처리부서의 장은 별지 제2호서식의 기록물평가심사ㆍ심의서 중 “처리부서 검토” 영역을 작성하되, 책임 있는 심사를 위하여 검토자ㆍ확인자의 성명을 실명으로 기재하고 서명하여 기록관장에게 제출하여야 한다. ③ 기록관장은 제1항과 제2항에 따라 평가 및 폐기대상기록물의 목록이 결정되면 2주 동안 우리 구 홈페이지에 공개하여 심의에 반영될 수 있도록 한다. ④ 기록관장은 제1항부터 제3항까지의 규정을 참고하여 재검토가 필요한 기록물에 대하여는 처리부서의 장에게 실제 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.
제5조 심의회 구성
제5조(심의회 구성) ① 구청장은 평가 및 폐기대상기록물을 심의ㆍ의결하기 위하여 인천광역시동구기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 두되, 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하며, 외부위원 2명이 포함되어야 한다. ② 심의회의 위원장은 자치행정국장으로 하며, 위원은 기획감사실장, 민원봉사과장, 기록물관리 및 평가에 전문적인 지식을 가진 전문가 중에서 구청장이 임명 또는 위촉하는 자로 하며, 간사는 기록물관리담당으로 한다. (개정 2010. 1. 8, 2011. 5.16)
제6조 임기
제6조(임기) 심의회의 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.
제7조 기능
제7조(기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 평가 및 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정여부 2. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제26조에 따른 기록물에 대한 보존기간의 조정 3. 그 밖에 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항
제8조 회의
제8조(회의) ① 위원장은 필요하다고 인정하는 경우 심의회를 언제든지 소집ㆍ개최할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다. ② 위원장이 필요하다고 인정하는 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다. ③ 간사는 회의록을 작성하여야 한다.
제9조 평가 및 폐기심의 기준
제9조(평가 및 폐기심의 기준) 평가 및 폐기심의 대상은 보존기간이 지난 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 지난 기록물 중 다음 각 호와 같은 기록물은 폐기를 보류하여야 한다. 1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물 2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 심사분석 관련 기록물 3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물 4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물 5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록 6. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법상 보존이 필요한 기록 7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
제10조 심의
제10조(심의) ① 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전까지 심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다. 다만, 긴급을 요하거나 부득이한 사유가 있는 때에는 그러하지 아니하다. ② 위원은 심의에 앞서 별지 제1호서식의 기록물평가심의서약서를 작성한다. ③ 위원은 별지 제2호서식의 기록물평가심사ㆍ심의서 중 “심의”영역을 작성하되, 제9조의 평가 및 폐기심의 기준을 준수하여야 한다.
제11조 수당
제11조(수당) 심의회에 출석하는 위촉위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.
제12조 폐기관련사실의 기록 및 보존
제12조(폐기관련사실의 기록 및 보존) 폐기결정부터 폐기 집행 등 폐기와 관련한 일련의 행위들은 기록으로 보존하여야 하며, 평가 및 폐기대상기록물 목록과 심의관련 자료는 영구로 하고, 회의록 등은 준영구로 책정하여 관리하도록 한다.