제1조 목적
제1조(목적) 이 조례는「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 “법 시행령”이라 한다) 제10조에 따라 괴산군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
괴산군 기록관 운영 조례
괴산군 · 공포일 2013-06-14
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제2조 정의
제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. “기록물”이란 본청과 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. 처리과란 본청, 소속기관 및 군 조례에 따라 설립된 출연ㆍ출자기관, 괴산군의회를 말한다. 4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 적용범위
제3조(적용범위) 이 조례는 처리과에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.
제4조 소속 및 인원구성
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 행정과에 설치하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정과장이 된다. ② 기록관장은 법 제41조 및 동법 시행령 제78조에 따라 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
제5조 주요업무
제5조(주요업무) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록물분류기준표 및 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 처리과 기록물 인수 및 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 기록물평가심의회 구성ㆍ운영 및 기록물폐기 관리 7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 8. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행 9. 처리과의 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 10. 기록관의 시설 및 장비관리 11. 비전자 기록물의 전자화(이중보존매체 포함) 및 검색ㆍ열람 제공 12. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 13. 기록관 소장 기록물의 보안과 재난대책의 수립ㆍ시행 14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조 기록물의 생산
제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 조사ㆍ연구ㆍ 검토서ㆍ회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 수립ㆍ관리하여야 한다.
제7조 기록물의 등록
제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템에 등록하여 생산ㆍ접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. ③ 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사ㆍ회의ㆍ사안 등 하나의 주제로 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물과 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다. 1. 사진ㆍ필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록 2. 녹음ㆍ동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록
제8조 기록물의 정리 및 교육
제8조(기록물의 정리 및 교육) ① 전 직원은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정, 비전자기록물 편철 정리 등을 하여야 한다. ② 기록관장은 원활한 기록물 정리를 위하여 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.
제9조 기록물의 이관
제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. ② 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. ③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 처리과 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. ④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. ⑤ 기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관을 연기하고 필요한 조치를 강구하여야 한다.
제10조 기록물의 공개여부 분류
제10조(기록물의 공개여부 분류) ① 보호기간이 만료된 비밀기록물을 포함하여 처리과에서 기록관으로 기록물을 이관하려는 경우에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다. ② 기록관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류 하여야 한다. ③ 보호기간이 만료된 비밀기록물 및 비공개 기록물의 재분류는 정보공개심의회에서 심의한다. ④ 정보공개심의회의 구성ㆍ운영사항은 괴산군 행정정보공개 조례에 따라 시행한다.
제11조 기록물 관리책임자 및 관리담당자
제11조(기록물 관리책임자 및 관리담당자) ① 기록물관리업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별 기록물관리책임자 및 관리담당자를 둔다. ② 기록물관리책임자는 처리과의 장이 되고, 처리과 기록물관리 전반을 총괄하고 기록물관리담당자의 업무수행을 지도ㆍ관리 한다. ③ 기록물관리담당자는 처리과의 서무업무담당자가 되고, 다음 각 호의 업무를 수행 한다. 1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항 2. 처리과별 기록물분류기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항 3. 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항 4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항 5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항 6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
제12조 서고 배치
제12조(서고 배치) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 생산연도, 처리과 등의 순서로 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.