제1조 목적
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 부산광역시 서구 기록관의 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
부산광역시 서구 기록관 운영 규칙
서구 · 공포일 2013-08-01
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제2조 정의
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. “기록물”이란 부산광역시 서구와 그 소속기관(이하 "처리과”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조 기록관의 운영
제3조(기록관의 운영) ① 부산광역시 서구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 민원봉사과에 설치하고, 민원봉사과장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장에게 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제4조 기록관의 분장업무
제4조(기록관의 분장업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행 2. 소관기록물 수집·관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록관 서고 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행 13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색·열람제공 21. 기록물 편찬·전시·홍보 23. 소관 기록물에 대한 통계의 작
제5조 기록물의 생산
제5조(기록물의 생산) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 업무과정에서 생산 또는 접수된 모든 기록물이 등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록 관리 기준을 마련하여야 한다.
제6조 기록물의 등록
제6조(기록물의 등록) ① 생산 또는 접수된 모든 기록물은 전자문서시스템 또는 업무관리시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 관리 하여야 한다. ② 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하며, 비전자기록물 중 장기보존 및 활용이 필요한 기록물에 대해서는 전자화하여 관리되도록 해야 한다.
제7조 기록물의 정리
제7조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부·기록물편철·편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 1항에 따라 전년도에 생산이 완료된 기록물을 정리하여 생산현황을 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 처리과에서 통보한 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제8조 기록물의 이관
제8조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일부터 2년의 범위에서 이관 받아야 한다. ② 제1항에 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 보존기간 기산일부터 최대 10년 또는 해당 기록물의 보존기간을 초과하지 않는 범위 내에서 연장을 할 수 있다. ③ 기록물의 이관을 연장하는 경우에는 사전에 별지 제1호 서식의 기록물이관시기 연장신청서 및 별지 제2호 서식의 기록물 미이관 사유서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. ④ 이관을 실시하는 연도를 기준으로 이관대상 기록물이 이미 보존기간이 만료되었거나 업무참고 등의 필요가 달성된 경우에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다. ⑤ 직제개편, 한시조직의 폐지 등의 경우 기록관장은 업무를 인수인계하는 부서 간에 기록물인수인계서를 작성하여 관리하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우 해당 기록물을 기록관으로 이관하여 관리하여야 한다.
제9조 행정박물의 관리
제9조(행정박물의 관리) ① 기록관장은 처리과의 업무와 관련하여 생산 및 접수한 형상기록물(이하 “행정박물”이라 한다)에 대하여 매년 조사를 실시하고, 행정박물로 지정할 수 있다. ② 처리과에서는 행정박물로 지정된 기록물에 대하여 별지 제3호 서식의 행정박물관리대장을 작성하여 관리하여야 한다. ③ 기록관장은 장기적인 보존가치 및 활용을 필요로 하는 행정박물에 대하여 기록관으로 이관하여 관리할 수 있다. ④ 기록관장은 기록관으로 이관된 행정박물 중 행정박물 등의 파손으로 인하여 보존이 불가능한 경우 기록물평가심의회를 통하여 행정박물의 폐기를 결정할 수 있다.
제10조 비밀기록물의 관리
제10조(비밀기록물의 관리) ① 기록관장은 처리과에서 생산하는 1급, 2급, 3급, 대외비 기록물(이하 “비밀기록물”이라 한다)에 대하여 매년 전수조사를 실시하여야 한다. ② 「보안업무규정」에 따라 처리과에서 일반문서로 재분류되거나 보호기간이 만료된 비밀기록물은 재분류 또는 보호기간 만료 다음해 중에 기록관으로 이관하여야 한다. ③ 일반문서로 재분류된 비밀기록물은 기록관의 일반서고에서 관리한다. 단, 처리과에서 보호조치를 요청한 경우 별도의 서고에서 관리할 수 있다. ④ 기록관으로 이관된 비밀기록물 중 보존기간이 경과된 기록물에 대해서는 기록물평가심의회를 통하여 평가를 실시한다.
제11조 기록물의 보존
제11조(기록물의 보존) ① 기록관장은 처리과로부터 인수한 기록물을 기록물의 형태, 처리과, 보존기간, 생산연도 등으로 구분하여 보존 서고에 배치하여야 한다. ② 보존서고 기록물의 구체적인 배열방법은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 보존·활용·열람 등을 위하여 적정한 공간을 확보 하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록물의 정수점검, 상태점검 실시 및 항온항습 환경구축을 위한 조치를 취하여야 한다.
제12조 기록물의 공개 재분류
제12조(기록물의 공개 재분류) ① 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제 35조 1항 및 2항, 같은 법 시행령 제 72조에 의하여 공개 재분류를 실시한다. ② 1항에 따라 기록물 공개 재분류를 실시할 때 필요한 경우 전문요원이 검토 하여 정보공개심의회에서 공개여부를 결정할 수 있다.